Cập Nhật Quy Định Về Bảng Hiệu Văn Phòng Đại Diện Mới Nhất 2026

Bảng hiệu văn phòng đại diện là yếu tố nhỏ và rất ít được quan tâm sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành thủ tục thành lập. Tuy nhiên, đây lại là một trong những yếu tố pháp lý bắt bược cần phải tuân thủ. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ giải thích chi tiết về các loại, quy định và lợi ích của bảng hiệu văn phòng đại diện mới nhất. Cập nhật ngay nhé! 

Bảng hiệu văn phòng đại diện là gì

Bảng hiệu (hay bảng tên công ty) văn phòng đại diện thường được lắp đặt phía trước văn phòng/tòa nhà, nơi doanh nghiệp thuê văn phòng ảo hoặc đặt trụ sở công ty. Đây là yếu tố bắt buộc để thông báo và xác nhận hợp pháp hóa hoạt động của doanh nghiệp tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký.

Đặc điểm của bảng hiệu văn phòng đại diện:

• Bảng hiệu công ty có kích thước nhỏ gọn và sử dụng các chất liệu chống thấm để đảm bảo độ bền, chịu được thời tiết khắc nghiệt.

• Phần lớn các bảng hiệu công ty có màu sắc trung tính hoặc là màu nhận diện thương hiệu. 

• Font chữ của bảng hiệu phải rõ ràng, dễ đọc.

Bảng hiệu văn phòng ảo đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc nâng cao uy tín doanh nghiệp mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và hiệu quả. Theo quy định tại khoản 4, Điều 37 của Luật Doanh nghiệp 2020

4: “Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.”

Tham khảo thêm: Định nghĩa về văn phòng đại diện và thủ tục thành lập

Các loại bảng hiệu văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện, bên cạnh việc sử dụng bảng hiệu văn phòng đại diện theo quy định pháp luật, doanh nghiệp còn sử dụng phổ biến 3 loại bảng hiệu khác (chủ yếu cho lưu hành nội bộ) nhằm tăng sự chuyên nghiệp và thuận tiện cho đối tác, khách hàng khi tìm kiếm hoặc tham quan văn phòng.

Bảng hiệu chỉ dẫn

Bảng hiệu chỉ dẫn vị trí công ty là bảng hiệu văn phòng cung cấp thông tin hướng dẫn rõ ràng, giúp khách hàng, đối tác đến đúng địa chỉ công ty.

Loại bảng hiệu này thường được đặt tại các vị trí dễ thấy như lối vào tòa nhà, thang máy, hành lang hoặc cổng chính. 

Thiết kế bảng hiệu thường theo form chữ nhật (kích thước 20x30cm/25x40cm), chất liệu mica, inox hoặc nhôm, có thể kết hợp với đèn LED để tăng độ nổi bật. 

Màu sắc thường là các gam màu tương phản và font chữ đơn giản, dễ đọc.

Đừng bỏ qua: Dịch vụ cho thuê văn phòng đại diện hấp dẫn tại 6 khu vực trung tâm của thành phố 

Bảng hiệu phòng ban

Bảng hiệu phòng ban được đặt tại cửa ra vào hoặc gần cửa của mỗi phòng trong văn phòng để ghi tên và chức năng của từng phòng ban, như "Phòng Kế Toán" hay "Phòng Nhân Sự".

Mục đích chính là định vị các khu vực làm việc, giúp mọi người dễ tìm được đúng phòng. 

Kích thước bảng hiệu phòng ban phổ biến từ 10x20cm đến 15x25cm, chất liệu chủ yếu là mica hoặc gỗ và có thể có viền kim loại.

Màu sắc và font chữ thường đơn giản, phù hợp với không gian nội thất, đôi khi đi kèm biểu tượng nhỏ để chỉ rõ chức năng của phòng.

Bảng hiệu chức danh để bàn

Bảng hiệu chức danh thường đặt trên bàn làm việc hoặc gần cửa ra vào của văn phòng, ghi rõ tên và chức danh của nhân viên hoặc quản lý. Đây là loại bảng hiệu văn phòng giúp người đến liên hệ dễ dàng nhận biết người mình cần gặp, tạo sự chuyên nghiệp cho văn phòng.

Ví dụ: trang bị bảng hiệu chức danh cho khu vực “lễ tân” sẽ giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc xác định bộ phận có thể liên hệ.

Kích thước bảng hiệu tên chức danh thường từ 8x20cm đến 10x25cm, làm từ mica, thủy tinh hoặc gỗ, với lớp bảo vệ chống trầy xước. 

Font chữ thường trang nhã, màu sắc tương phản để thông tin hiển thị rõ ràng, đôi khi có thêm đế kim loại hoặc gỗ để tăng tính thẩm mỹ.

Tham khảo thêm: Thủ tục giải thể văn phòng đại diện đúng quy định pháp luật

Quy định về bảng hiệu văn phòng đại diện

3 quy định quan trọng về bảng tên văn phòng đại diện cần lưu ý:

• Kích thước.

• Ngôn ngữ, nội dung trên bảng hiệu.

• Vị trí treo biển hiệu.

Tìm hiểu ngay các tiêu chuẩn được căn cứ chuẩn theo các điều luật.

Quy định về kích thước văn phòng đại diện

Theo Khoản 3 Điều 34 Luật Quảng Cáo 2012 đã nêu rõ:

“Điều 34. Biển hiệu của tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh

3. Kích thước biển hiệu được quy định như sau:

a) Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;

b) Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.”

Như vậy có thể kết luận, Luật Quảng Cáo không thiết lập kích thước cố định mà chỉ đặt ra giới hạn. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đăng ký dịch vụ văn phòng ảo và sử dụng dịch vụ bảng hiệu của bên cung cấp mà chưa khớp với các con số trong điều luật, doanh nghiệp cũng không cần quá lo lắng.

Thông thường, bảng tên văn phòng đại diện được chia thành ba mức: lớn, vừa và nhỏ. Các kích thước thông dụng cho từng loại như sau:

• Bảng hiệu lớn: 57x100cm, 60x95cm.

• Bảng hiệu vừa: 35x60cm, 40x60cm.

• Bảng hiệu nhỏ: 25x35cm, 30x40cm.

Kích thước 30x40cm hoặc 25x35cm được sử dụng khá phổ biến. Quý khách hàng có thể xem xét thỏa thuận về kích thước bảng hiệu sao cho phù hợp với nhu cầu và mục tiêu phát triển lâu dài của cả hai bên.

Vậy doanh nghiệp treo bảng hiệu văn phòng đại diện sai kích thước có bị xử phạt không? Mức xử phạt là bao nhiêu?

Căn cứ theo điểm b khoản 1, với điểm đ khoản 2 Điều 48 Nghị Định 38/2021/NĐ-CP: 

“1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

b) Sử dụng biển hiệu có kích thước không đúng theo quy định.

2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

đ) Chiều cao của biển hiệu dọc vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.”

Quy định về ngôn ngữ

Sau khi đã xác định và thống nhất được kích thước bảng hiệu, tiếp theo doanh nghiệp cần chú trọng vào việc lựa chọn ngôn ngữ và thông tin xuất hiện trên bảng hiệu văn phòng của mình.

Quy định về ngôn ngữ trên bảng hiệu được căn cứ Theo Điều 18 Luật Quảng Cáo 2012:

“Điều 18. Tiếng nói, chữ viết trong quảng cáo

1. Trong các sản phẩm quảng cáo phải có nội dung thể hiện bằng tiếng Việt, trừ những trường hợp sau:

a) Nhãn hiệu hàng hoá, khẩu hiệu, thương hiệu, tên riêng bằng tiếng nước ngoài hoặc các từ ngữ đã được quốc tế hoá không thể thay thế bằng tiếng Việt;

b) Sách, báo, trang thông tin điện tử và các ấn phẩm được phép xuất bản bằng tiếng dân tộc thiểu số Việt Nam, tiếng nước ngoài; chương trình phát thanh, truyền hình bằng tiếng dân tộc thiểu số Việt Nam, tiếng nước ngoài.

2. Trong trường hợp sử dụng cả tiếng Việt, tiếng nước ngoài trên cùng một sản phẩm quảng cáo thì khổ chữ nước ngoài không được quá ba phần tư khổ chữ tiếng Việt và phải đặt bên dưới chữ tiếng Việt; khi phát trên đài phát thanh, truyền hình hoặc trên các phương tiện nghe nhìn, phải đọc tiếng Việt trước tiếng nước ngoài.”

Từ đây, có thể thấy rằng ngôn ngữ Tiếng Việt sẽ luôn được ưu tiên sử dụng trên bảng hiệu văn phòng đại diện. Đối với các doanh nghiệp nước ngoài, mặc dù tên công ty có thể là tiếng Anh, nhưng vẫn phải in tên Tiếng Việt và tên nước ngoài với kích thước hợp lý, trong đó tên Tiếng Việt không được nhỏ hơn tên nước ngoài.

Chính vì vậy, điều luật này tôn trọng tên riêng của mỗi doanh nghiệp trong việc duy trì thương hiệu nhưng vẫn yêu cầu sử dụng Tiếng Việt để đảm bảo tính thống nhất và phù hợp với quy định pháp lý của bảng tên văn phòng đại diện.

Quy định về thông tin

Yêu cầu về thông tin trên biển hiệu trước văn phòng cũng rất quan trọng, Khoản 1 Điều 34 Luật Quảng Cáo 2012 áp dụng năm 2024 cũng đã quy định chi tiết: 

“Điều 34. Biển hiệu của tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh

1. Biển hiệu phải có các nội dung sau:

a) Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);

b) Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

c) Địa chỉ, điện thoại.”

Nếu vi phạm quy định về ngôn ngữ và nội dung trên bảng tên của văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải chịu các mức phạt theo quy định pháp luật:

Điểm a,b,c,d Khoản 2 Điều 48 Nghị Định 38/2021/NĐ-CP đã nêu rõ mức vi phạm xử phạt về việc sai ngôn ngữ trên bảng hiệu văn phòng đại diện như sau:

“2. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Ghi không đúng hoặc ghi không đầy đủ tên gọi bằng tiếng Việt trên biển hiệu;

b) Không viết bằng chữ tiếng Việt mà chỉ viết bằng chữ tiếng nước ngoài trên biển hiệu;

c) Thể hiện tên riêng, tên viết tắt, tên giao dịch quốc tế bằng chữ tiếng nước ngoài ở phía trên tên bằng chữ tiếng Việt trên biển hiệu;

d) Thể hiện tên gọi, tên viết tắt, tên giao dịch quốc tế bằng chữ tiếng nước ngoài có khổ chữ quá ba phần tư khổ chữ tiếng Việt trên biển hiệu;”

Điểm a Khoản 1 Điều 48 Nghị Định 38/2021/NĐ-CP đã nêu rõ mức vi phạm xử phạt về việc sai thông tin trong bảng hiệu văn phòng đại diện như sau:

“1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Không thể hiện đầy đủ trên biển hiệu tên cơ quan chủ quản trực tiếp; tên cơ sở sản xuất kinh doanh theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; địa chỉ, điện thoại;”

Do đó, để đảm bảo hoạt động kinh doanh lâu dài và bền vững, doanh nghiệp cần đầu tư thời gian để kiểm tra nội dung trên bảng hiệu văn phòng đại diện, tránh để xảy ra vi phạm không đáng có.

Quy định về vị trí

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 34 Luật Quảng Cáo 2012 và Khoản 2 Điều 23 Nghị Định 103/2009/NĐ-CP, việc lắp đặt bảng hiệu văn phòng đại diện phải tuân thủ các tiêu chuẩn về vị trí sau:

“Điều 34. Biển hiệu của tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh

4. Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.”

“Điều 23. Mỹ quan, chữ viết, vị trí và nội dung biển hiệu

2. Vị trí biển hiệu:

Biển hiệu chỉ được viết, đặt sát cổng, hoặc mặt trước của trụ sở hoặc nơi kinh doanh của tổ chức, cá nhân; mỗi cơ quan, tổ chức chỉ được viết, đặt một biển hiệu tại cổng; tại trụ sở hoặc nơi kinh doanh độc lập với tổ chức, cá nhân khác chỉ viết, đặt một biển hiệu ngang và không quá hai biển hiệu dọc.”

Từ các quy định trên, có thể rút ra 2 tiêu chuẩn về vị trí treo bảng hiệu văn phòng đại diện như sau:

• Bảng hiệu không được che khuất lối thoát hiểm, cứu hỏa hoặc gây ảnh hưởng đến giao thông.

• Bảng hiệu phải đặt sát cổng hoặc mặt trước trụ sở, mỗi cơ sở chỉ được treo một bảng hiệu ngang và tối đa hai bảng hiệu dọc.

Khoản 3 Điều 48 Nghị Định 38/2021/NĐ-CP đã nêu rõ mức vi phạm xử phạt về việc treo sai vị trí bảng hiệu văn phòng đại diện như sau:

“3. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Treo, dựng, đặt, gắn biển hiệu che chắn không gian thoát hiểm, cứu hỏa;

b) Treo, dựng, đặt, gắn biển hiệu lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng;

c) Treo, dựng, đặt, gắn biển hiệu làm mất mỹ quan.”

Lợi ích bảng hiệu văn phòng đại diện

Việc tuân thủ các quy định về bảng hiệu văn phòng đại diện mang lại 4 lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp:

• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Bảng hiệu là bộ mặt của doanh nghiệp, phản ánh sự chuyên nghiệp và uy tín. Một bảng hiệu được thiết kế đẹp mắt, chất liệu cao cấp và lắp đặt đúng quy định sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, đối tác. Ngược lại, bảng hiệu sơ sài, thiếu chuyên nghiệp sẽ gây tác động tiêu cực đến hình ảnh doanh nghiệp.

• Thu hút khách hàng: Bảng hiệu là công cụ quảng cáo hiệu quả, giúp thu hút sự chú ý và tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng. Một bảng hiệu nổi bật, dễ nhìn từ xa và cung cấp thông tin rõ ràng về sản phẩm/dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp thu hút nhiều khách hàng hơn. Việc tuân thủ các quy định về kích thước, vị trí và nội dung đảm bảo bảng hiệu phát huy tối đa hiệu quả.

• Tránh rủi ro pháp lý: Việc tuân thủ đúng quy định về bảng hiệu của văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, chẳng hạn như bị xử phạt hoặc buộc phải sửa chữa, làm lại bảng hiệu. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, không bị gián đoạn.

• Tạo sự thuận tiện cho khách hàng và đối tác: Một bảng hiệu rõ ràng, dễ nhận diện giúp khách hàng và đối tác dễ dàng tìm thấy văn phòng của doanh nghiệp, tạo sự thuận tiện trong việc liên hệ, giao dịch và hợp tác.

Vậy làm thế nào để lựa chọn bảng hiệu văn phòng đại diện đúng quy định và tối ưu hiệu quả? Hãy xem tiếp những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần chú ý khi lựa chọn bảng hiệu.

Lưu ý chọn bảng hiệu văn phòng đại diện

Khi thiết kế bảng hiệu văn phòng đại diện, có 7 yếu tố chính cần quan tâm để đảm bảo bảng hiệu vừa thẩm mỹ, vừa đúng quy chuẩn pháp lý:

1. Nội dung trên bảng hiệu: Bảng hiệu văn phòng đại diện cần phải đầy đủ và rõ ràng, bao gồm: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và các thông tin pháp lý bắt buộc khác.

2. Kích thước, tỷ lệ: Kích thước bảng hiệu văn phòng ảo cần phù hợp với vị trí lắp đặt và đúng quy định pháp luật về tỷ lệ. Ví dụ, nếu bảng hiệu được lắp trên trụ cột phía trước tòa nhà có chiều ngang 50cm, thì kích thước bảng hiệu nên khoảng 30-35cm để cân đối với vị trí lắp đặt, đảm bảo tính thẩm mỹ.

3. Màu sắc: nên lựa chọn phối màu 1 cách hài hòa (có thể ưu tiên các màu liên quan đến thương hiệu, đồng thời dễ dàng thu hút sự chú ý của người xem). 

4. Chất liệu: Việc lựa chọn các chất liệu bền vững như mica, inox, gỗ, hay nhôm không chỉ đảm bảo độ bền mà còn mang lại tính thẩm mỹ, giúp bảng hiệu văn phòng đại diện duy trì được hình ảnh đẹp trong thời gian dài, giảm thiểu chi phí bảo trì và sửa chữa.

5. Ánh sáng: Bố trí ánh sáng hợp lý giúp làm nổi bật bảng hiệu vào ban đêm, tạo ra ấn tượng mạnh với khách hàng. Sử dụng đèn LED có thể là một lựa chọn thông minh, vừa tiết kiệm điện năng vừa tạo hiệu ứng bắt mắt cho bảng hiệu.

6. Phong cách thiết kế: cần có sự tương thích với hình ảnh mà công ty muốn thể hiện. Có thể lựa chọn phong cách hiện đại, sang trọng hoặc cổ điển nhưng cần đảm bảo rằng thiết kế không quá phức tạp, gây khó khăn trong việc nhận diện.

7. Ngân sách: Cuối cùng, doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí đầu tư hợp lý cho bảng hiệu văn phòng đại diện. Từ việc lựa chọn chất liệu, kích thước đến các yếu tố thẩm mỹ, ngân sách phải được tính toán một cách khoa học để đảm bảo hiệu quả truyền thông mà không vượt quá giới hạn tài chính.

Tất cả những yếu tố trên sẽ giúp doanh nghiệp có được một bảng hiệu văn phòng không chỉ đẹp mắt mà còn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về pháp lý, từ đó góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu trong mắt khách hàng và đối tác.

Bài viết đã mô tả chi tiết về phân loại, các quy định và lưu ý khi lắp bảng hiệu văn phòng đại diện. Quý doanh nghiệp hãy tham khảo thật kỹ, nếu có bất kỳ thắc mắc nào có thể liên hệ 0987260333 để được đội ngũ Arental Vietnam giải đáp chi tiết nhé!