Văn Phòng Mở Là Gì? Lợi Ích, Hạn Chế & Cách Bố Trí

Văn phòng mở là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp hiện đại ưu tiên nhờ khả năng tối ưu không gian, chi phí và thúc đẩy tương tác nhóm. Tuy nhiên, mô hình này cũng tồn tại không ít bất cập cần cân nhắc. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, ưu – nhược điểm và cách thiết kế văn phòng mở hiệu quả.

Văn Phòng Mở Là Gì?

Văn phòng mở là mô hình thiết kế không gian làm việc loại bỏ hầu hết các vách ngăn cố định giữa các bộ phận. Thay vì chia nhỏ thành từng phòng riêng biệt, không gian được tổ chức theo hướng mở và linh hoạt.

Trong các loại hình văn phòng hiện nay, đây là xu hướng ngày càng được ưa chuộng, đặc biệt ở những doanh nghiệp theo đuổi phong cách làm việc năng động và sáng tạo.

Phân biệt một số thuật ngữ liên quan đến văn phòng mở:

• Không gian mở: Là kiểu bố trí không có sự ngăn cách cứng giữa các khu vực chức năng. Trong văn phòng, điều này thể hiện qua việc bàn làm việc được sắp xếp liền kề, dùng nội thất tối giản nhằm tạo cảm giác rộng rãi, thông thoáng.

• Không gian làm việc chung (coworking space): Mô hình cho phép nhiều cá nhân hoặc doanh nghiệp sử dụng chung một khu vực làm việc. Đây là lựa chọn phổ biến trong cộng đồng freelancer, startup nhờ chi phí hợp lý và môi trường năng động.

• Phòng kín: Trái ngược với mô hình mở, phòng kín là khu vực được thiết kế riêng biệt, có tường, cửa và cách âm tốt. Phù hợp với các phòng ban cần sự tập trung, bảo mật như kế toán, pháp lý hoặc giám đốc điều hành.

Đặc Điểm Của Văn Phòng Không Gian Mở

Tương tự như mô hình cho thuê văn phòng chia sẻ đang rất được ưa chuộng, văn phòng không gian mở mang đến sự linh hoạt tối đa trong thiết kế và tổ chức làm việc. Dưới đây là những đặc trưng nổi bật giúp định hình rõ phong cách này:

• Loại bỏ tối đa vách ngăn, tường kín: Không gian được mở rộng liền mạch nhờ hạn chế tối đa các tường xây, vách ngăn cố định, giúp tăng sự kết nối giữa các vị trí làm việc.

• Giảm số lượng phòng làm việc riêng: Thay vì chia nhỏ thành nhiều phòng biệt lập, mô hình ưu tiên sử dụng các khu vực chung nhằm thúc đẩy văn hóa cộng tác và chia sẻ.

• Không gian chung rộng lớn & linh hoạt: Khu vực làm việc được bố trí theo cụm hoặc module với bàn ghế di động, dễ dàng tái cấu trúc theo sự thay đổi của team hoặc quy mô nhân sự. 

• Tận dụng vật liệu trong suốt: Thay cho các mảng tường kín truyền thống, văn phòng mở ưu tiên sử dụng kính trong suốt hoặc vách ngăn thấp nhằm giữ sự liền lạc về thị giác và tăng cảm giác thông thoáng.

• Thiết kế hướng đến tương tác và trao đổi: Mọi yếu tố từ lối đi, ánh sáng đến nội thất đều được tối ưu để khuyến khích nhân sự giao tiếp, làm việc nhóm và chia sẻ ý tưởng thường xuyên hơn.

Lịch Sử Ra Đời Và Sự Phát Triển Của Mô Hình Văn Phòng Mở

Mô hình văn phòng mở ra đời từ đầu thế kỷ 20, như một phản ứng đối lập với kiểu văn phòng đóng truyền thống vốn bị xem là gò bó và cản trở sự sáng tạo. Kiến trúc sư Frank Lloyd Wright là một trong những người đầu tiên khởi xướng ý tưởng này, tin rằng không gian làm việc không vách ngăn sẽ thúc đẩy giao tiếp, đổi mới và kết nối giữa nhân viên.

Các cột mốc phát triển quan trọng:

• Đầu thế kỷ 20: Frank Lloyd Wright lên tiếng phản đối mô hình văn phòng đóng, đề xuất không gian mở để khuyến khích sáng tạo và giảm rào cản giao tiếp.

• Năm 1900: Frederick Taylor áp dụng tư duy khoa học vào văn phòng, thiết kế các máy trạm chuyên biệt giống nhà máy, nhằm tối ưu năng suất. Tuy nhiên, mô hình này mang tính kiểm soát cao và thiếu linh hoạt.

• Năm 1939: Trụ sở Johnson Wax do Frank Lloyd Wright thiết kế trở thành biểu tượng tiên phong của văn phòng mở hiện đại với cột trắng thanh mảnh, bàn làm việc hình bầu dục và không gian không vách ngăn.

• Thập niên 1950: Nhóm thiết kế người Đức Quickborner đưa ra khái niệm “Bürolandschaft” (văn phòng cảnh quan) – thiết kế linh hoạt theo dòng di chuyển và tương tác của nhân sự. Tuy nhiên, tại Mỹ, nhiều công ty lại tận dụng mô hình mở để nhồi nhét nhân viên, biến văn phòng thành những "xưởng làm việc ồn ào".

• Năm 1964: Robert Propst (thuộc công ty Herman Miller) phát triển Action Office I – hệ thống văn phòng có thể tùy biến, vẫn giữ tính riêng tư. Dù tiên phong, nhưng chi phí cao khiến sản phẩm không được thị trường đón nhận rộng rãi.

• Năm 1968: Propst cho ra đời Action Office II – mô đun hóa, chi phí thấp, dễ triển khai và được ưu đãi thuế, dẫn đến làn sóng ứng dụng mạnh mẽ. Tuy nhiên, các công ty đã giản lược thiết kế, tạo ra "cubicle farms" – những dãy lô nhỏ, khép kín và đơn điệu, đi ngược lại tinh thần ban đầu.

• Thập niên 1970–1980: Văn phòng mở bị "pha loãng" thành các không gian có vách ngăn thấp, màu trung tính, chia nhỏ khu vực làm việc nhưng vẫn cố gắng giữ yếu tố linh hoạt.

• Thập niên 1990: Làn sóng công nghệ và khởi nghiệp tại Mỹ kéo theo sự hồi sinh của văn phòng mở hoàn toàn, loại bỏ vách ngăn, đề cao tốc độ, cộng tác và môi trường làm việc thoải mái.

• Từ năm 2000 đến nay: Sự phát triển của công nghệ, xu hướng làm việc từ xa (remote work) và nhu cầu cá nhân hóa đã thúc đẩy mô hình văn phòng mở tiến hóa. Không gian làm việc hiện đại hướng đến sự kết hợp linh hoạt giữa khu vực chung – khu vực tập trung – khu vực riêng, nhằm tối ưu cả hiệu suất và trải nghiệm.

• Tính đến năm 2017: Có tới 70% lực lượng lao động tại Mỹ làm việc trong môi trường văn phòng mở hoàn toàn hoặc không có phân vùng rõ ràng.

Ngày nay, tinh thần linh hoạt và sáng tạo của văn phòng mở tiếp tục được kế thừa và phát huy mạnh mẽ, đặc biệt trong các mô hình cho thuê văn phòng startup năng động và tối ưu chi phí.

Lợi Ích Của Văn Phòng Mở

Mô hình văn phòng mở không chỉ giúp tối ưu không gian mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực.

Đối Với Doanh Nghiệp

• Thúc đẩy văn hóa trao đổi, sáng tạo: Không gian mở tạo điều kiện cho việc trò chuyện, phản hồi và chia sẻ ý tưởng diễn ra thường xuyên hơn. Điều này góp phần xây dựng tinh thần tập thể và khuyến khích sáng tạo nội bộ.

• Tăng cường tính gắn kết và teamwork: Khi các phòng ban ngồi gần nhau, nhân viên sẽ hiểu công việc của nhau rõ hơn, giảm rào cản giao tiếp và tăng cường hợp tác liên phòng ban.

• Giám sát và quản lý thuận tiện: Quản lý có thể quan sát toàn bộ nhân sự, dễ dàng nắm bắt tiến độ công việc và truyền đạt chỉ đạo nhanh chóng, không bị cản trở bởi không gian vật lý.

• Tiết kiệm chi phí cơ sở vật chất: Việc hạn chế xây tường, chia phòng giúp giảm chi phí thi công ban đầu. Đồng thời, việc sử dụng các thiết bị chung như máy in, điều hòa… cũng giúp tối ưu ngân sách vận hành.

• Dễ mở rộng hoặc thay đổi bố trí: Khi cần tăng nhân sự hoặc thay đổi tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm cụm bàn, di chuyển vị trí mà không phải cải tạo lớn hay đập bỏ kết cấu cũ.

Xem thêm: giải pháp thuê văn phòng giá rẻ tại TPHCM.

Đối Với Nhân Viên

• Môi trường làm việc thân thiện, cởi mở: Việc xóa bỏ rào chắn vật lý mang lại cảm giác bình đẳng, thân thiện, giúp nhân viên đặc biệt là người mới dễ kết nối và hòa nhập văn hóa công ty.

• Dễ dàng trao đổi, học hỏi: Ngồi gần nhau giúp nhân viên có thể hỏi han, hỗ trợ lẫn nhau kịp thời, từ đó thúc đẩy quá trình học tập và tích lũy kinh nghiệm nhanh hơn.

• Tăng tính linh hoạt và sáng tạo cá nhân: Không gian thoáng, dễ thay đổi vị trí (với mô hình hot desking) kích thích tư duy sáng tạo và giúp nhân viên chủ động hơn trong công việc hàng ngày.

• Cải thiện tinh thần và sức khỏe: Làm việc trong môi trường có nhiều ánh sáng tự nhiên, thông gió tốt giúp giảm cảm giác tù túng, hạn chế stress và cải thiện sức khỏe tinh thần cho người lao động.

Có thể thấy, mô hình văn phòng mở, một dạng phổ biến của văn phòng hiện đại, mang lại nhiều trải nghiệm tích cực hơn cho nhân sự về cả hiệu suất lẫn tinh thần.

Hạn Chế Của Văn Phòng Mở

Dù sở hữu nhiều ưu điểm, văn phòng mở vẫn tồn tại không ít nhược điểm khiến doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ trước khi triển khai.

Đối Với Doanh Nghiệp

• Khó bảo mật thông tin, dễ lộ bí mật: Không gian thiếu sự riêng tư khiến các cuộc trao đổi quan trọng dễ bị nghe thấy hoặc tài liệu hiển thị trên màn hình dễ bị quan sát. Đây là mối lo đáng kể với các doanh nghiệp trong ngành tài chính, pháp lý hoặc công nghệ.

• Không phù hợp với mọi loại hình công việc: Những bộ phận như kế toán, IT, phân tích dữ liệu... thường cần sự yên tĩnh để tập trung xử lý thông tin. Môi trường ồn ào và liên tục bị gián đoạn của văn phòng mở có thể khiến năng suất giảm và sai sót gia tăng.

• Hình ảnh chuyên nghiệp bên ngoài bị ảnh hưởng: Thiếu khu vực tiếp khách riêng có thể khiến doanh nghiệp mất đi sự trang trọng khi đón tiếp đối tác, khách hàng. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến ấn tượng chuyên nghiệp và sự tin tưởng ban đầu.

Trong các trường hợp cần kết hợp giữa riêng tư và tiện nghi hiện đại, giải pháp văn phòng trọn gói cho thuê có thể linh hoạt và hiệu quả hơn.

Đối Với Nhân Viên

• Tiếng ồn và xao nhãng liên tục: Nhiều khảo sát cho thấy gần 50% nhân viên làm việc ở không gian mở hoàn toàn và ~60% trong cubicle thấp cảm thấy phiền vì tiếng ồn, trong khi con số này chỉ là 16% ở văn phòng riêng.

• Thiếu không gian riêng tư cá nhân: Không có góc làm việc riêng khiến nhiều người cảm thấy luôn bị quan sát, khó thư giãn tinh thần hoặc xử lý công việc cá nhân. Tình trạng “thiếu khoảng lặng” kéo dài dễ gây căng thẳng.

• Khó tập trung cho công việc chuyên sâu: Những đầu việc cần sự tập trung cao như viết báo cáo, nghiên cứu, lập trình... dễ bị gián đoạn. Nhân viên phải đeo tai nghe cả ngày hoặc ở lại sau giờ làm để tranh thủ khoảng thời gian yên tĩnh hơn.

• Nguy cơ lây bệnh và ảnh hưởng sức khỏe: Không gian mở đồng nghĩa với việc dùng chung không khí, thiết bị, môi trường. Khi một người nhiễm bệnh (như cảm cúm, COVID-19), khả năng lây lan cho toàn văn phòng rất cao.

Trong những trường hợp này, lựa chọn cho thuê văn phòng riêng sẽ mang đến trải nghiệm làm việc yên tĩnh, riêng tư và an toàn hơn.

Mẫu Thiết Kế Văn Phòng Mở Đẹp, Hiện Đại

Văn phòng mở ngày nay không chỉ là xu hướng trong cách tổ chức không gian làm việc mà còn là tuyên ngôn về phong cách và văn hóa doanh nghiệp. Khi thiết kế văn phòng mở, các yếu tố cần được cân nhắc bao gồm sự thông thoáng, khả năng tối ưu diện tích, ánh sáng tự nhiên và không gian đa năng phục vụ nhiều nhu cầu cùng lúc. Đặc biệt, việc kết hợp với các xu hướng văn phòng xanh như trồng cây trong nhà, tận dụng ánh sáng trời hay vật liệu tái chế sẽ giúp môi trường làm việc trở nên thoải mái, sáng tạo và bền vững hơn.

Dưới đây là tuyển chọn 20 mẫu thiết kế văn phòng mở đẹp, hiện đại, mang tính ứng dụng cao và dễ tùy biến theo từng loại hình doanh nghiệp:

Bạn có thể xem thêm các mẫu thiết kế văn phòng khác để tìm cảm hứng phù hợp với nhu cầu thực tế.

Câu Hỏi Liên Quan

Văn phòng mở có phải là xu hướng hay không?

Có. Trong nhiều năm gần đây, văn phòng mở đã trở thành một xu hướng thiết kế không gian làm việc phổ biến, đặc biệt tại các doanh nghiệp startup, công ty công nghệ và lĩnh vực sáng tạo. Mô hình này được ưa chuộng nhờ tính linh hoạt, khả năng tối ưu diện tích và thúc đẩy tinh thần cộng tác giữa nhân sự.

Cách bố trí văn phòng mở như thế nào là hiệu quả?

Để bố trí văn phòng mở hợp lý, cần chú trọng đến sự cân bằng giữa không gian chung và các khu vực hỗ trợ riêng tư. Một số gợi ý gồm: sắp xếp bàn làm việc theo cụm nhỏ, bố trí các khu vực thảo luận nhóm, góc thư giãn và ưu tiên sử dụng vật liệu trong suốt để không gian luôn thông thoáng và dễ kết nối.

Văn phòng mở có phù hợp với mọi doanh nghiệp không?

Không hẳn. Dù mang nhiều lợi ích, nhưng không gian mở không phù hợp với tất cả ngành nghề. Những doanh nghiệp cần sự bảo mật cao, yêu cầu tập trung hoặc làm việc độc lập thường ưu tiên mô hình văn phòng riêng hoặc kết hợp nhiều kiểu không gian khác nhau.

Có nên kết hợp văn phòng mở với mô hình xanh?

Rất nên. Việc đưa yếu tố “xanh” như cây xanh, vật liệu tự nhiên, ánh sáng trời vào thiết kế văn phòng mở không chỉ giúp làm đẹp không gian mà còn cải thiện sức khỏe tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên. Đây cũng là xu hướng nổi bật trong các văn phòng hiện đại hiện nay.

Văn phòng mở không chỉ là một xu hướng thiết kế hiện đại, mà còn là lựa chọn chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tận dụng không gian hiệu quả và xây dựng văn hóa làm việc năng động, sáng tạo. Tuy nhiên, để mô hình này thực sự phát huy tác dụng, doanh nghiệp cần chú trọng đến cách bố trí không gian, kiểm soát tiếng ồn, đảm bảo tính riêng tư và phù hợp với đặc thù công việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp văn phòng mở hiện đại, tiện nghi, giá hợp lý tại TP.HCM, hãy tham khảo ngay các gói cho thuê chỗ ngồi làm việc với giá chỉ từ 2 triệu đồng/chỗ ngồi/tháng tại Arental Vietnam. Liên hệ hotline 098 7260 333 ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và cập nhật những ưu đãi hấp dẫn nhất.