[Tải miễn phí] Mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng

Khi doanh nghiệp chuyển sang địa điểm làm việc mới, việc soạn thông báo chuyển địa điểm văn phòng rõ ràng là điều không thể thiếu. Để bạn không mất nhiều thời gian, bài viết này mang đến bộ mẫu thông báo chuẩn, dễ áp dụng cho từng đối tượng, từ cơ quan quản lý đến khách hàng và cả thông báo công khai tại địa chỉ cũ.

Tải miễn phí các mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng

Bên dưới là 4 mẫu thông báo phổ biến được áp dụng nhiều nhất, mỗi mẫu phù hợp cho từng đối tượng và mục đích cụ thể.

Mẫu thông báo gửi khách hàng/đối tác

Nội dung mẫu này tập trung vào việc thông tin cho khách hàng và đối tác quan trọng của công ty về địa chỉ mới, thời gian chính thức chuyển văn phòng và thông tin liên hệ để đảm bảo giao dịch không bị gián đoạn.

Tải xuống miễn phí tại đây.

Mẫu thông báo nội bộ gửi nhân viên

Đây là mẫu được dùng để thông báo cho toàn bộ nhân sự trong công ty về kế hoạch chuyển văn phòng, lịch trình cụ thể, trách nhiệm từng bộ phận cũng như lưu ý trong quá trình di chuyển.

Tải xuống mẫu thông báo nội bộ tại đây.

Mẫu thông báo gửi cơ quan quản lý, đối tác pháp lý

Đây là mẫu thông báo mang tính pháp lý theo Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT, thường gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh, thuế và các đơn vị quản lý khác để cập nhật thông tin chính thức của doanh nghiệp.

Tải xuống mẫu thông báo gửi cơ quan quản lý tại đây.

Mẫu thông báo dán tại văn phòng cũ

Mẫu này dùng để dán ngay tại trụ sở cũ, giúp khách hàng hoặc đối tác đến giao dịch có thể nắm bắt được địa chỉ mới và thông tin liên hệ.

Tải xuống tại đây.

Tại sao cần thông báo việc chuyển địa điểm văn phòng?

Chuyển văn phòng sẽ kéo theo nhiều sự thay đổi về yếu tố pháp lý, kinh doanh và nội bộ. Chính vì vậy, cần phải thông báo chuyển địa điểm. Những lý do cụ thể có thể kể đến như sau:

• Tuân thủ pháp lý: Doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế và các đơn vị quản lý theo đúng quy định pháp luật. Ngoài ra cần hoàn tất các thủ tục pháp lý như gửi công văn chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng cho chủ tòa nhà để tránh phát sinh tranh chấp.

• Duy trì giao dịch kinh doanh: Việc thông báo sớm cho khách hàng và đối tác giúp họ nắm bắt thông tin chính xác, tránh gián đoạn hợp đồng hay các hoạt động thương mại.

• Ổn định nội bộ nhân sự: Thông báo rõ ràng cho nhân viên giúp họ chủ động trong việc di chuyển, sắp xếp công việc, đồng thời hạn chế lo lắng trong quá trình làm việc.

Cần gửi thông báo chuyển địa điểm văn phòng cho ai?

• Khách hàng và đối tác kinh doanh: Để họ nắm được thông tin liên hệ mới, tránh gián đoạn giao dịch, hợp đồng hoặc gặp khó khăn khi đến trực tiếp văn phòng.

• Cơ quan quản lý nhà nước: Bao gồm cơ quan thuế, Sở Kế hoạch và Đầu tư… vì đây là yêu cầu pháp lý bắt buộc khi thay đổi địa điểm đăng ký kinh doanh.

• Nhân viên nội bộ: Giúp toàn bộ đội ngũ chủ động sắp xếp di chuyển, chuẩn bị công việc và ổn định tinh thần khi làm việc ở môi trường mới.

• Đối tác pháp lý, ngân hàng, bảo hiểm: Các bên này cần thông tin địa chỉ chính xác để cập nhật hồ sơ pháp lý, tài chính, hợp đồng dịch vụ.

• Đơn vị vận chuyển, nhà cung cấp dịch vụ: Từ điện, nước, internet đến đơn vị logistic, tất cả đều cần được thông báo để đảm bảo dịch vụ tiếp tục thông suốt.

Mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng gồm những nội dung gì?

Mẫu công văn thông báo chuyển địa điểm văn phòng muốn rõ ràng và chuyên nghiệp cần đảm bảo truyền tải đầy đủ thông tin cần thiết sau đây:

• Tiêu đề thông báo: Nêu rõ đây là “Thông báo chuyển địa điểm văn phòng” để người nhận dễ dàng nhận biết.

• Thông tin doanh nghiệp: Bao gồm tên công ty, mã số thuế, thông tin liên hệ.

• Địa chỉ văn phòng cũ: Giúp xác định nơi doanh nghiệp từng hoạt động.

• Địa chỉ văn phòng mới: Thông tin chính xác, chi tiết (số nhà, tầng, tòa nhà, quận/huyện, thành phố).

• Thời gian chính thức chuyển đổi: Ghi rõ ngày bắt đầu áp dụng địa chỉ mới.

• Lý do chuyển (nếu cần): nâng cấp, mở rộng không gian làm việc, hướng đến thị trường mới,...

• Thông tin liên hệ hỗ trợ trong thời gian chuyển văn phòng.

• Lời cảm ơn và cam kết: Thể hiện sự trân trọng và khẳng định chất lượng hợp tác không thay đổi.

• Chữ ký, đóng dấu công ty: Tạo tính pháp lý và độ tin cậy cho văn bản.

Nếu doanh nghiệp cần tham khảo thêm bố cục chuẩn, cách trình bày văn bản hành chính và giọng điệu phù hợp khi gửi đến nhiều đối tượng khác nhau, có thể xem thêm mẫu công văn thông báo để áp dụng linh hoạt hơn.

Lưu ý khi soạn và gửi thông báo chuyển văn phòng

Để tránh rắc rối pháp lý hay ảnh hưởng hình ảnh doanh nghiệp, cần lưu ý một số điểm quan trọng:

Thời điểm gửi thông báo

Thông báo nên được gửi ít nhất 15 - 30 ngày trước khi chuyển địa điểm, thậm chí sớm hơn đối với khách hàng hoặc cơ quan quản lý. Điều này giúp các bên có đủ thời gian chuẩn bị, cập nhật hồ sơ, điều chỉnh kế hoạch hoặc thay đổi lịch hẹn công việc.

Hình thức thông báo

Tùy vào từng trường hợp, doanh nghiệp có thể gửi thông báo qua các hình thức sau:

• Công văn chính thức (áp dụng với cơ quan quản lý, đối tác pháp lý).

• Email, gửi thư, ngoài ra có thể đăng thông báo trên website công ty, fanpage (áp dụng với khách hàng, đối tác).

• Thông báo email nội bộ, dán bảng tin, họp (áp dụng với nhân viên).

• Đặt biển thông báo hoặc hướng dẫn tại địa chỉ văn phòng cũ.

Trong thực tế, việc chuyển địa điểm văn phòng có thể phát sinh nhiều yếu tố bất ngờ khiến doanh nghiệp thay đổi kế hoạch. Trong trường hợp nếu chưa thể chuyển đúng thời gian, bạn có thể tham khảo phụ lục gia hạn hợp đồng thuê văn phòng để duy trì địa điểm hiện tại, giúp hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Văn phong và bố cục

Soạn thông báo ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ ý. Giữ giọng điệu trang trọng, lịch sự, đặc biệt khi gửi cho đối tác quan trọng. Một thông báo cần có bố cục chuẩn mực: tiêu đề - lý do - nội dung chính - thông tin liên hệ - lời cảm ơn. Tránh lỗi chính tả, thông tin sai lệch về địa chỉ hoặc thời gian.

Trước khi gửi thông báo chuyển văn phòng, doanh nghiệp cũng nên rà soát lại hợp đồng thuê văn phòng để kiểm tra thời hạn thuê, điều kiện trả mặt bằng, nghĩa vụ thông báo trước và các điều khoản liên quan đến chấm dứt hợp đồng.

Xác nhận người nhận đã nhận

Không chỉ gửi đi là xong, doanh nghiệp cần có xác nhận đã nhận để tránh bỏ sót. Có thể thực hiện bằng: biên nhận khi gửi trực tiếp, xác nhận email trả lời hoặc lưu log gửi đi. Đây là bước quan trọng để chứng minh thông báo đã được truyền thông đầy đủ.

Các việc khác cần làm khi chuyển văn phòng

Không chỉ dừng lại ở việc thông báo, doanh nghiệp cần lập kế hoạch di chuyển văn phòng và hoàn thành các đầu việc sau để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn:

• Cập nhật địa chỉ trên mọi kênh thông tin: Điều chỉnh địa chỉ mới trên website, Google Maps, mạng xã hội, danh thiếp, chữ ký email, hóa đơn, hợp đồng, và các nền tảng tra cứu doanh nghiệp. Việc này giúp khách hàng, đối tác tìm thấy thông tin chính xác tại địa chỉ mới.

• Thủ tục pháp lý với cơ quan chức năng: Hoàn tất việc đăng ký thay đổi địa chỉ doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư, đồng thời thông báo với cơ quan thuế quản lý. Cập nhật giấy phép con (nếu có) như giấy phép ngành nghề có điều kiện, giấy phép an toàn PCCC, vệ sinh an toàn thực phẩm…

• Ổn định hoạt động tại văn phòng mới: Sắp xếp, bố trí không gian làm việc hợp lý. Kiểm tra hệ thống điện, internet, an ninh và đảm bảo nhân viên có môi trường làm việc ổn định.

Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục thuê nhưng cần tối ưu chi phí trước khi quyết định chuyển đi, có thể tham khảo thêm công văn xin giảm giá tiền thuê văn phòng để thương lượng lại với bên cho thuê.

Xem thêm: thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng

biên bản bàn giao mặt bằng cho thuê văn phòng

Hy vọng bài viết đã giúp bạn tìm được mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng phù hợp, cùng nhiều thông tin và lưu ý quan trọng. Nếu bạn đang chuẩn bị tìm kiếm một không gian làm việc mới tại TPHCM, Arental Vietnam sẵn sàng đồng hành cùng bạn với nhiều giải pháp văn phòng cho thuê linh hoạt và hiện đại. Liên hệ ngay hotline 0987260333 để được tư vấn chi tiết và chọn văn phòng tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.