Thuê Chung Cư Làm Văn Phòng Có Hợp Pháp Hay Không? Mức Phạt Bao Nhiêu?

Thuê căn hộ chung cư làm văn phòng là lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp nhỏ, startup nhờ chi phí rẻ và vị trí linh hoạt. Tuy nhiên, không phải chung cư nào cũng được phép đặt trụ sở công ty. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ trường hợp nào bị cấm, mức phạt ra sao và những rủi ro tiềm ẩn khi thuê chung cư làm văn phòng để giúp đưa ra quyết định phù hợp và an toàn hơn cho doanh nghiệp.

Có Được Thuê Chung Cư Làm Văn Phòng Hay Không?

Câu trả lời là có thể, tùy trường hợp.

Theo Luật Nhà ở 2014, nhà chung cư được xây dựng nhằm phục vụ mục đích để ở. Cụ thể, khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 quy định:

“Không được sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở.”

Điều này có nghĩa, nếu căn hộ được cấp phép sử dụng chỉ để ở, thì không được dùng làm trụ sở công ty, văn phòng giao dịch hay kho chứa hàng dưới bất kỳ hình thức nào dù có nhân viên thường xuyên đến làm việc hay không.

Để hiểu rõ hơn, bạn cần phân biệt 2 loại hình phổ biến hiện nay:

• Chung cư chỉ để ở: Là loại hình nhà ở thông thường, toàn bộ công năng và hạ tầng của tòa nhà chỉ phục vụ cư dân sinh sống. Các căn hộ thuộc loại này không được phép dùng vào mục đích kinh doanh, làm văn phòng.

• Chung cư hỗn hợp: Là loại tòa nhà được thiết kế vừa có khu dân cư và có tầng thương mại, dịch vụ, văn phòng. Một số căn hộ đặc biệt thường ở khu tầng thấp hoặc officetel mới được phép sử dụng làm văn phòng nếu được phê duyệt trong quy hoạch ban đầu. (mục 1 Thông tư 03/2021/TT-BXD)

Vì vậy, chỉ khi căn hộ nằm trong tòa nhà hỗn hợp được phê duyệt làm văn phòng, bạn mới được sử dụng hợp pháp.

Trong Trường Hợp Nào Thuê Chung Cư Làm Văn Phòng Sẽ Bị Phạt?

Việc sử dụng căn hộ chung cư để làm trụ sở công ty, văn phòng giao dịch hay lưu trữ hàng hóa sẽ bị xem là vi phạm pháp luật, nếu căn hộ đó không được phép dùng cho mục đích kinh doanh. Đây là một trong những lỗi phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ hoặc startup vô tình “vướng luật” chỉ vì chọn sai địa điểm thuê.

Căn cứ pháp lý: Theo điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023, hành vi bị nghiêm cấm bao gồm:

"Tự ý chuyển đổi công năng, mục đích sử dụng phần sở hữu chung, sử dụng chung của nhà chung cư; sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; thay đổi, làm hư hại kết cấu chịu lực; chia, tách căn hộ không được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép;"

Trên thực tế, có nhiều doanh nghiệp và chủ nhà vi phạm quy định này một cách vô tình hoặc chủ quan. Một số tình huống phổ biến cần lưu ý:

• Thuê một căn hộ chung cư thông thường để đặt trụ sở công ty trên giấy đăng ký kinh doanh.

• Làm văn phòng tại căn hộ để nhân viên làm việc thường xuyên, tổ chức họp, gặp khách hàng.

• Treo bảng hiệu công ty ở cửa căn hộ, sảnh chung cư hoặc trước tòa nhà.

• Chuyển đổi công năng căn hộ, lắp đặt nội thất văn phòng, chia phòng làm khu vực làm việc, kho hàng.

• Chủ nhà cho doanh nghiệp thuê làm văn phòng nhưng không kiểm tra tòa nhà có cho phép kinh doanh hay không.

Đặc biệt, ngay cả khi không treo bảng hiệu, không có khách hàng lui tới, nhưng doanh nghiệp vẫn khai địa chỉ căn hộ để đăng ký kinh doanh thì vẫn có thể bị từ chối cấp giấy phép hoặc buộc phải thay đổi địa chỉ trụ sở sau khi bị thanh tra phát hiện. 

Xem chi tiết: mã ngành cho thuê văn phòng và quy định liên quan khi đăng ký kinh doanh

Tất cả các trường hợp trên đều có điểm chung: dùng căn hộ sai mục đích được phê duyệt trong quy hoạch. Và theo quy định hiện hành, những hành vi này có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 16/2022 sẽ được phân tích chi tiết ở phần kế tiếp

Mức Phạt Cho Thuê Nhà Chung Cư Làm Văn Phòng Theo Quy Định

Theo quy định tại Điều 70 Nghị định 16/2022/NĐ-CP mức phạt đối với các hành vi vi phạm hành chính trong sử dụng nhà chung cư cụ thể như sau:

Ngoài tiền phạt, cơ quan chức năng còn áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả bắt buộc, bao gồm:

• Buộc chấm dứt việc sử dụng sai mục đích.

• Yêu cầu trả lại hiện trạng ban đầu của căn hộ.

• Buộc doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở trong giấy phép kinh doanh nếu căn hộ bị xác định không đủ điều kiện đặt trụ sở.

Nếu quý doanh nghiệp đã thuê chung cư và cần chuyển trụ sở sang nơi hợp pháp hãy tham khảo thêm quy trình thuê văn phòng để nắm bắt chi tiết các thủ tục pháp lý.

6 Rủi Ro Khi Sử Dụng Căn Hộ Chung Cư Làm Văn Phòng

Việc thuê chung cư làm văn phòng có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 50% chi phí thuê mặt bằng (CBRE, Thời báo Tài chính Việt Nam). Tuy nhiên, phía sau mức giá hấp dẫn đó là nhiều rủi ro pháp lý và vận hành mà không phải ai cũng lường trước được. Dưới đây là 6 rủi ro doanh nghiệp thường gặp, ngay cả khi chưa bị xử phạt:

Không thể đăng ký kinh doanh hợp pháp 

Theo quy định, khi làm hồ sơ thành lập công ty, Phòng Đăng ký kinh doanh có quyền từ chối cấp phép nếu địa chỉ trụ sở là căn hộ chung cư không đủ điều kiện. Dẫn đến kết quả là doanh nghiệp mất thời gian, công sức và chi phí nộp lại hồ sơ.

Nếu doanh nghiệp thuê không đúng pháp lý, các điều khoản trong hợp đồng thuê văn phòng có thể không được bảo vệ khi xảy ra tranh chấp.

Không đảm bảo an toàn kỹ thuật - PCCC

Chung cư được thiết kế cho mục đích cư trú, không đáp ứng tiêu chuẩn về:

• Hệ thống phòng cháy chữa cháy cho khu vực làm việc đông người.

• Tải trọng sàn và thang máy phù hợp với hoạt động văn phòng.

• Hạ tầng kỹ thuật (điện, điều hòa, internet, cách âm…).

Hệ quả: Nếu xảy ra cháy nổ, tai nạn… bảo hiểm có thể từ chối chi trả vì bạn sử dụng sai công năng.

Dễ bị cư dân phản ánh, ban quản lý can thiệp

Doanh nghiệp hoạt động tại căn hộ sẽ phát sinh: Khách hàng, nhân viên ra vào thường xuyên gây ồn ào, làm phiền cư dân xung quanh. Dùng chung thang máy, chỗ để xe gây xung đột lợi ích.

Kết quả: Cư dân hoặc ban quản lý có thể khiếu nại lên chính quyền hoặc yêu cầu doanh nghiệp chấm dứt hoạt động tại căn hộ.

Gây mất thiện cảm và thiếu chuyên nghiệp với đối tác

Dù văn phòng trong căn hộ có đầy đủ bàn ghế, bảng tên, nhiều khách hàng vẫn sẽ nghi ngờ tính pháp lý và uy tín doanh nghiệp.

• Khó tìm địa chỉ, gửi thư tín hoặc giao dịch tài chính.

• Khách đến giao dịch phải gửi xe dưới hầm, làm thủ tục an ninh như cư dân.

Tác động dài hạn: Làm giảm niềm tin, đặc biệt với khách hàng doanh nghiệp hoặc đối tác lớn.

Chủ nhà có thể bị liên đới hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng

Nếu chủ sở hữu căn hộ biết bạn dùng sai mục đích nhưng vẫn đồng ý, cả hai bên đều có thể bị xử lý. Ngược lại, nếu bạn sử dụng không đúng thỏa thuận, chủ nhà có quyền:

• Đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê.

• Không hoàn trả tiền cọc.

• Yêu cầu bạn bồi thường nếu gây ảnh hưởng đến căn hộ hoặc tòa nhà.

Khó mở rộng quy mô hoặc duy trì ổn định lâu dài

• Không thể treo bảng hiệu công ty hợp pháp.

• Không thể đăng ký mã số thuế trụ sở tại địa điểm này.

• Khi doanh nghiệp phát triển, việc chuyển địa chỉ, thay đổi giấy phép… sẽ rất phức tạp và tốn kém.

Hệ quả: Bạn sẽ phải “chạy giấy tờ” nhiều lần, gián đoạn hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến nhân sự và khách hàng.

Xem thêm: Báo cáo thị trường cho thuê văn phòng TPHCM để cập nhật xu hướng giá thuê, nhu cầu thực tế và lựa chọn phù hợp hơn so với thuê căn hộ nhiều rủi ro.

Lời Khuyên Cho Doanh Nghiệp Muốn Thuê Căn Hộ Làm Văn Phòng

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, nhóm khởi nghiệp hay hộ kinh doanh cá thể đang cân nhắc thuê căn hộ chung cư để làm văn phòng, dưới đây là những lời khuyên thiết thực và cần cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định:

1. Kiểm tra kỹ pháp lý trước khi thuê: Yêu cầu xem sổ hồng, mục đích sử dụng căn hộ và xác nhận từ chủ đầu tư hoặc ban quản lý tòa nhà. Nếu căn hộ không nằm trong tòa nhà có chức năng thương mại hoặc officetel, tuyệt đối không nên đặt trụ sở hay treo bảng hiệu tại đây.

2. Ưu tiên lựa chọn thay thế hợp pháp: Có thể cân nhắc văn phòng dịch vụ, coworking space, nhà phố nhỏ hoặc officetel – những loại hình vừa hợp pháp, vừa phù hợp ngân sách. Một số tiện ích cho thuê văn phòng hiện nay như lễ tân, tiếp khách, máy in dùng chung… giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà vẫn tiết kiệm chi phí.

3. Nghĩ đến chiến lược lâu dài: Văn phòng hợp pháp giúp doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, mở tài khoản, xuất hóa đơn thuận lợi và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp. Ngược lại, văn phòng “chui” dễ khiến doanh nghiệp gặp rắc rối khi mở rộng, làm việc với thuế hoặc tiếp khách hàng lớn.

4. Nên hỏi ý kiến chuyên gia nếu còn phân vân: Một luật sư hoặc môi giới có kinh nghiệm có thể giúp bạn kiểm tra hồ sơ pháp lý trong vòng 1 ngày, đáng giá hơn nhiều so với chi phí xử lý hậu quả sau này.

Nếu bạn đang muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, hãy tiết kiệm đúng cách. Việc lựa chọn không gian tại các tòa nhà văn phòng chuyên dụng như Arental Vietnam sẽ là giải pháp hợp lý hơn nhiều so với thuê căn hộ chung cư. Không chỉ có mức giá cạnh tranh chỉ từ 290.000 VND/tháng, văn phòng của chúng tôi còn có:

• Pháp lý rõ ràng, đăng ký trụ sở được;

• Không gian chuyên nghiệp, phù hợp tiếp khách, làm việc nhóm;

• Và quan trọng nhất là an tâm vận hành lâu dài, không lo bị kiểm tra hay xử phạt.

Với cùng một ngân sách, đôi khi bạn không cần “lách luật” mà vẫn có thể sở hữu một văn phòng đúng chuẩn – đúng luật – đúng nhu cầu. Gọi ngay hotline 0987260333 để nhận tư vấn ngay hôm nay.

Xem thêm: Kinh nghiệm thuê văn phòng để biết đâu là lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp nhỏ?

Một Số Câu Hỏi Thường Gặp Về Chủ Đề Cho Thuê Căn Hộ Chung Cư Làm Văn Phòng

Tôi Chỉ Thuê Chung Cư Để Làm Địa Chỉ Văn Phòng Đại Diện Thì Có Hợp Pháp Không?

Tùy vào trường hợp mà tính chất hành vi của bạn sẽ được xem xét  là có hợp pháp hay không:

• KHÔNG, nếu căn hộ thuộc nhà chung cư chỉ để ở. 

• CÓ, nếu căn hộ thuộc nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp. Tuy nhiên, bạn vẫn cần kiểm tra các quy định cụ thể của địa phương hoặc quy chế quản lý chung cư để đảm bảo rằng việc đăng ký địa chỉ văn phòng đại diện là hợp pháp và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.

Theo Pháp Luật, Nhà Chung Cư Được Sử Dụng Cho Mục Đích Gì?

Tại Khoản 4 và Khoản 5 Điều 3 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm theo Thông tư 02/2016/TT-BXD quy định về nhà chung cư có mục đích để ở và nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp như sau:

• Nhà chung cư có mục đích để ở là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng chỉ sử dụng cho mục đích để ở.

• Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng để sử dụng vào mục đích ở và các mục đích khác như làm văn phòng, dịch vụ, thương mại.

Điều Kiện Để Thuê Chung Cư Làm Văn Phòng Là Gì?

Điều kiện để thuê nhà chung cư làm văn phòng cần đáp ứng 5 tiêu chí sau:

• Mục đích sử dụng: căn hộ phải có mục đích sử dụng hỗn hợp.

• Diện tích: cần đảm bảo diện tích đủ lớn để bố trí các phòng ban, không gian làm việc và các tiện ích cần thiết cho văn phòng.

• Kết cấu: cần đảm bảo kết cấu căn hộ phù hợp với mục đích sử dụng làm văn phòng, không ảnh hưởng đến các hộ dân khác.

• Hợp đồng thuê: phải có hợp đồng thuê hợp pháp, rõ ràng các điều khoản về thời gian thuê, giá cả, quyền và nghĩa vụ của các bên.

• Đăng ký kinh doanh: cần đăng ký kinh doanh tại địa chỉ của căn hộ chung cư.

Làm Thế Nào Để Kiểm Tra Tính Hợp Pháp Của Việc Sử Dụng Chung Cư Làm Văn Phòng?

Để kiểm tra tính hợp pháp của việc sử dụng chung cư làm văn phòng, bạn cần chú ý đến 5 mục sau:

• Xác định loại nhà chung cư

• Tham khảo Thông tư 02/2016/TT -  BXD và Thông tư 06/2019/TT-BXD về việc sử dụng chung cư.

• Liên hệ xác nhận với cơ quan quản lý nhà ở hoặc phòng tài nguyên và môi trường địa phương.

• Kiểm tra quy định địa phương nơi căn hộ tọa lạc.

• Đọc kỹ hợp đồng thuê để đảm bảo rõ mục đích sử dụng và các điều kiện liên quan.

Thuê chung cư làm văn phòng có thể giúp tiết kiệm chi phí, nhưng nếu sai công năng, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro pháp lý và gián đoạn hoạt động. Theo quy định hiện hành, chung cư chỉ để ở thì không được dùng làm văn phòng. Thay vì “lách luật”, doanh nghiệp nên chọn các mô hình văn phòng hợp pháp, chi phí hợp lý như officetel, văn phòng dịch vụ hoặc nhà phố. Đây là lựa chọn an toàn, bền vững và vẫn đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp. 

Tham khảo: Văn phòng cho thuê tại TPHCM