Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Là Gì? Bao Gồm Các Phí Gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Đây là khoản mục chi phí gián tiếp quan trọng, quyết định đến khả năng duy trì hoạt động của công ty. Bài viết này của Arental Vietnam sẽ giúp bạn hiểu rõ định nghĩa, các khoản mục cấu thành và cách hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác nhất. 

Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Là Gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ các khoản chi phục vụ cho việc tổ chức, điều hành và duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là loại chi phí chung, không gắn với một bộ phận hay sản phẩm cụ thể, bao gồm: lương, thưởng, phụ cấp và bảo hiểm của nhân viên quản lý, chi phí thuê văn phòng, trang thiết bị, dịch vụ hành chính, điện nước, điện thoại, marketing, pháp lý và các khoản thuế liên quan.

Đặc điểm của chi phí quản lý doanh nghiệp:

• Không trực tiếp tạo ra doanh thu, nhưng cần thiết để duy trì hoạt động và đảm bảo hiệu quả vận hành.

• Mang tính chi phí chung, không phân bổ cho từng bộ phận sản xuất hay kinh doanh riêng lẻ.

• Bao gồm cả chi phí cố định và biến đổi, trong đó một phần phát sinh thường xuyên bất kể mức độ sản xuất hay doanh thu.

• Phải có chứng từ, hóa đơn hợp lệ và được hạch toán đúng quy định kế toán để được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

• Ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tài chính, nên doanh nghiệp cần quản lý, kiểm soát và tối ưu các khoản chi này một cách chặt chẽ.

Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Bao Gồm Những Gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm toàn bộ các khoản chi phục vụ cho công tác tổ chức, điều hành và hỗ trợ hoạt động sản xuất – kinh doanh chung của doanh nghiệp. Cụ thể, các khoản chi này thường được phân thành 8 nhóm sau:

1. Chi phí quản lý nhân viên

Bao gồm tiền lương, thưởng, phụ cấp, phúc lợi, cùng các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí công đoàn của ban lãnh đạo, nhân viên quản lý và bộ phận hành chính. Đây là chi phí dành cho nguồn nhân lực quản lý của doanh nghiệp.

2. Chi phí vật liệu quản lý

Chi cho việc mua sắm vật tư, văn phòng phẩm (giấy, bút, mực in, hồ sơ, tài liệu...) và vật liệu phục vụ bảo trì, sửa chữa tài sản dùng trong quản lý như trang thiết bị văn phòng, thiết bị điện, điều hòa,...

3. Chi phí đồ dùng và thiết bị văn phòng

Bao gồm chi phí mua sắm, bảo trì và duy trì các thiết bị, nội thất văn phòng như máy tính, máy in, điện thoại, bàn ghế, tủ, điều hòa,… nhằm đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả cho bộ phận quản lý.

4. Chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ)

Là phần chi phí phân bổ giá trị hao mòn của tài sản cố định phục vụ công tác quản lý như: tòa nhà văn phòng, phương tiện đi lại của quản lý, máy móc và thiết bị văn phòng. Khoản này không phải chi tiền mặt hàng tháng, mà là ghi nhận kế toán phản ánh hao mòn tài sản theo thời gian.

5. Chi phí thuế, phí và lệ phí

Gồm các khoản thuế, phí doanh nghiệp phải nộp định kỳ liên quan đến hoạt động quản lý chung như thuế môn bài, tiền thuê đất, phí giấy phép kinh doanh, lệ phí hành chính khác. (Lưu ý: Thuế thu nhập doanh nghiệp không được tính vào chi phí quản lý theo quy định pháp luật thuế.)

6. Chi phí dự phòng

Là các khoản trích lập dự phòng rủi ro như: dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng phải trả, hoặc các chi phí dự kiến phát sinh trong tương lai. Khoản này được ghi nhận theo nguyên tắc thận trọng trong kế toán để phòng ngừa rủi ro tài chính.

7. Chi phí dịch vụ mua ngoài

Bao gồm chi phí thuê dịch vụ bên ngoài phục vụ hoạt động quản lý: tư vấn pháp lý, tài chính, kiểm toán, dịch vụ công nghệ thông tin, điện, nước, điện thoại, internet, vệ sinh, bảo vệ, hành chính văn phòng,…

8. Chi phí bằng tiền khác

Gồm các khoản chi không thường xuyên nhưng phục vụ cho hoạt động quản lý như: tiếp khách, hội họp, công tác phí, chi hỗ trợ nhân viên, chi tổ chức sự kiện nội bộ và các chi phí khác phát sinh trong quá trình điều hành doanh nghiệp.

Hạch Toán Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Theo Quy Định Kế Toán

Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan, chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán chủ yếu vào Tài khoản 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh”. Tài khoản này bao gồm hai tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng

• Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN)

Kết cấu hạch toán Tài khoản 642

• Bên Nợ: Ghi nhận toàn bộ chi phí quản lý phát sinh trong kỳ, bao gồm lương và phụ cấp nhân viên quản lý, chi phí văn phòng phẩm, khấu hao tài sản, dịch vụ mua ngoài, dự phòng rủi ro,...

• Bên Có: Ghi giảm hoặc hoàn nhập chi phí quản lý (nếu có khoản thu hồi, điều chỉnh giảm hoặc hoàn nhập dự phòng).

Cuối kỳ, toàn bộ số chi phí sẽ được kết chuyển sang Tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh, để tính lãi hoặc lỗ trong kỳ kế toán.

Chi phí quản lý doanh nghiệp thường được tính là chi phí hợp lệ (chi phí được trừ) khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp hiện hành, bao gồm:

• Chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.

• Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

• Phải được thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT).

Một số khoản không được trừ ví dụ: tiếp khách vượt chuẩn, chi không chứng từ, chi không liên quan SXKD… cần tuân thủ quy định thuế hiện hành.

Việc tối ưu hóa và hạch toán chính xác CPQLDN đóng vai trò then chốt trong việc xác định lợi nhuận ròng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tính được số thuế phải nộp. Để hiểu rõ hơn về loại thuế quan trọng này, hãy xem thêm bài viết: Thuế thu nhập doanh nghiệp là gì?

Tầm Quan Trọng Của Việc Theo Dõi Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp

Đối với các công ty vừa và nhỏ, đặc biệt là các Startup tại TP. Hồ Chí Minh, việc kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố cốt lõi quyết định đến sự sống còn và khả năng sinh lời bền vững. Cụ thể:

• Kiểm soát sức khỏe tài chính: Theo dõi CP QLDN giúp minh bạch cấu trúc chi phí, biết doanh nghiệp đang tốn bao nhiêu cho vận hành gián tiếp, từ đó quản lý biên lợi nhuận chặt chẽ.

• Ra quyết định kinh doanh thông minh: Phân tích cơ cấu chi phí giúp lãnh đạo nhận diện các khoản chi bất hợp lý, từ đó đưa ra quyết định cắt giảm hoặc đầu tư hiệu quả hơn, ví dụ: xem xét giải pháp thuê văn phòng trọn gói thay vì thuê truyền thống để tiết kiệm.

• Tối ưu hóa hiệu suất hoạt động: Việc theo dõi chi phí buộc doanh nghiệp đánh giá lại hiệu quả công tác quản lý, tránh lãng phí nguồn lực và khuyến khích nhân viên tuân thủ các tiêu chuẩn chi tiêu hợp lý.

• Dự báo và lập kế hoạch: Dữ liệu lịch sử về chi phí quản lý doanh nghiệp là cơ sở vững chắc để lập ngân sách và dự báo dòng tiền cho kỳ tới. Quản lý chặt chẽ giúp doanh nghiệp chủ động trước biến động chi phí như tăng giá thuê, điều chỉnh lương hoặc chi phí dịch vụ.

Quản lý chi phí hiệu quả là nền tảng giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững ngay từ những ngày đầu thành lập. Nếu bạn đang chuẩn bị khởi nghiệp, hãy tham khảo thêm bài viết: đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Ảnh Hưởng Của Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Đến Giá Thành Và Lợi Nhuận

Chi phí quản lý doanh nghiệp tác động gián tiếp đến giá thành sản phẩm và khả năng sinh lời cuối cùng của công ty.

• Phân bổ vào giá thành: Một phần chi phí quản lý (như lương quản lý, chi phí văn phòng) được phân bổ gián tiếp vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Khi chi phí này tăng, giá bán tối thiểu cũng phải tăng theo, làm giảm lợi thế cạnh tranh.

• Tác động đến lợi nhuận: Chi phí quản lý doanh nghiệp có xu hướng cố định ở mức độ nhất định (như tiền thuê văn phòng, lương cố định). Nếu doanh thu chưa đạt ngưỡng hòa vốn mà chi phí quản lý quá lớn, lợi nhuận sẽ bị bào mòn nghiêm trọng. Với các startup, tỷ trọng CPQLDN trên tổng doanh thu cao là một dấu hiệu cảnh báo cần phải lưu ý.

• Hiệu quả kinh doanh: Doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí này sẽ tăng biên lợi nhuận; ngược lại, bộ máy cồng kềnh khiến hiệu quả kinh doanh giảm.

• So sánh cạnh tranh: Trong cùng một ngành, doanh nghiệp có khả năng tối ưu hóa chi phí quản lý sẽ có lợi thế lớn. Họ có thể định giá sản phẩm cạnh tranh hơn hoặc giữ mức lợi nhuận tốt hơn đối thủ.

Để lựa chọn mô hình vận hành phù hợp, xem thêm các loại hình doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam.

Cách Tối Ưu Chi Phí Quản Lý Doanh Nghiệp Hiệu Quả

Để tối đa hóa lợi nhuận và tăng cường khả năng cạnh tranh, các doanh nghiệp cần có chiến lược kiểm soát và tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp một cách bài bản:

• Tối ưu hóa bộ máy và quy trình quản lý: Rà soát cơ cấu tổ chức, loại bỏ vị trí hoặc quy trình chồng chéo. Ứng dụng KPI, OKR và cơ chế tự động hóa để giảm chi phí nhân sự gián tiếp.

• Ứng dụng công nghệ để tăng hiệu suất: Đầu tư vào các phần mềm quản lý (ERP, CRM) hoặc công cụ tự động hóa công việc hành chính. Việc này giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và giảm bớt nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên quản lý.

• Quản lý chi phí văn phòng hiệu quả: Chi phí thuê và vận hành văn phòng thường chiếm tỷ trọng lớn trong CPQLDN. Thay vì thuê văn phòng truyền thống tốn kém, doanh nghiệp nên xem xét các giải pháp tiết kiệm hơn. Arental Vietnam cung cấp các dịch vụ như thuê văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ban đầu và chi phí vận hành hàng tháng (điện, nước, internet, lễ tân).

• So sánh và tối ưu nhà cung cấp dịch vụ: Định kỳ đánh giá các hợp đồng dịch vụ như IT, vệ sinh, bảo vệ, internet, điện thoại… để chọn lựa đối tác có chi phí và chất lượng tốt nhất.

• Kiểm soát chi phí hành chính khác: Thiết lập định mức rõ ràng cho các khoản chi phí linh hoạt như văn phòng phẩm, công tác phí, chi phí tiếp khách. Thực hiện chính sách "điện toán đám mây" hoặc "văn phòng không giấy tờ" để cắt giảm chi phí in ấn, vật tư.

Việc quản lý tốt chi phí sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính, vận hành. Tìm hiểu thêm về rủi ro trong kinh doanh để chủ động nhận diện và phòng tránh các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dòng tiền và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu trong mọi hoạt động kinh doanh, phản ánh năng lực tổ chức và vận hành của doanh nghiệp. Việc theo dõi, hạch toán và tối ưu chi phí quản lý không chỉ giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn nâng cao hiệu quả tài chính, tăng khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự phát triển bền vững.

Arental Vietnam cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói và văn phòng chia sẻ, giúp doanh nghiệp cắt giảm tối đa chi phí đầu tư ban đầu và vận hành. Liên hệ ngay hotline 0987260333 để nhận tư vấn và tìm kiếm không gian làm việc hiệu quả, tinh gọn, đồng hành cùng bạn trên hành trình kinh doanh thành công!