Văn phòng ảo là gì? Tổng hợp thông dịch vụ văn phòng ảo

Văn phòng ảo là mô hình văn phòng đã được sử dụng hiệu quả nhiều năm qua. Tuy nhiên, nó chỉ thật sự phổ biến trong khoảng 5 năm gần đây. Đây là loại hình văn phòng được nhiều doanh nghiệp áp dụng trong các chiến lược mở rộng thị trường và phạm vi hoạt động. Cùng tìm hiểu về văn phòng ảo là gì và tổng hợp những thông tin liên quan đến văn phòng ảo. 

Tìm hiểm về dịch vụ văn phỏng ảo đang phổ biến hiện nay. 

1. Văn phòng ảo và những thông tin cần biết

Văn phòng ảo hiện nay có quá nhiều định nghĩa thường gây bối rối cho những người lần đầu tìm hiểu về mô hình này. Trong bài viết này, Arental sẽ cung cấp tất cả thông tin khái quát nhất để độc giả có cái nhìn toàn diện và chính xác hơn về mô hình này.

1.1 Định nghĩa chính xác nhất về văn phòng ảo

Văn phòng ảo, hay còn được biết đến là Virtual Office trong tiếng Anh, là dịch vụ linh hoạt thường dành cho các doanh nghiệp từ startup đến quy mô lớn.

Dịch vụ này cung cấp cho cá nhân hoặc doanh nghiệp một địa chỉ cụ thể có thực để đăng ký doanh nghiệp, mở văn phòng đại diện, hoặc chỉ đơn giản là địa điểm hợp pháp để nhận thư từ và bưu phẩm. Những địa chỉ này thường thuộc các tòa nhà văn phòng hiện có và hoạt động đúng luật, đảm bảo các điều kiện pháp lý cho người thuê.

Thuật ngữ "ảo" trong văn phòng ảo đã phản ánh đầy đủ bản chất của loại hình này. Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại TP.HCM, doanh nghiệp chỉ đơn giản thuê địa chỉ mà không có không gian làm việc như các văn phòng truyền thống.

Ngoài ra, cần phải phân biệt rõ giữa mô hình văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ. Nhiều nguồn thông tin thường gây hiểu lầm về định nghĩa của hai dịch vụ này, làm cho người đọc bị nhầm lẫn.

Văn phòng ảo cũng cấp cho doanh nghiệp địa chỉ kinh doanh và các dịch vụ khác tương đương như một văn phòng thực sự. 

1.2 Nguồn gốc của văn phòng ảo 

Xuất hiện từ những năm 90, sau khi Việt Nam chính thức mở cửa và hội nhập, nền kinh tế của đất nước bắt đầu thu hút sự tham gia của các doanh nghiệp nước ngoài. Điều này đã thúc đẩy sự phát triển của các văn phòng đại diện, chi nhánh nhằm mở rộng thị trường và tăng cường thị phần.

Tuy nhiên, trong giai đoạn đó, khái niệm văn phòng ảo vẫn chưa được hình thành rõ ràng. Thay vào đó, các doanh nghiệp thường hợp tác và cho thuê lại những phần diện tích văn phòng không sử dụng hoặc cho thuê vị trí để đặt bảng tên, bảng hiệu doanh nghiệp.

Trong những năm gần đây, khái niệm "dịch vụ văn phòng ảo" đã được định nghĩa một cách rõ ràng và chính xác hơn. Nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và mang đến nhiều sự lựa chọn cho doanh nghiệp, từ vị trí và giá thuê đến các dịch vụ đi kèm như nhận thư từ, bưu phẩm, hỗ trợ thủ tục đăng ký kinh doanh và khai báo thuế. Đặc biệt, tại thành phố Hồ Chí Minh, nhu cầu sử dụng văn phòng ảo đã tăng mạnh.

Cho đến hiện nay, văn phòng ảo là một dịch vụ được nhiều người lựa chọn. 

1.3 Tính pháp lý

Mô hình văn phòng ảo đã từng gây ra nhiều tranh cãi về tính pháp lý cũng như sự lo ngại khi sử dụng từ phía các doanh nghiệp. Trong thực tế, trong hệ thống luật pháp của Việt Nam, chưa có điều khoản cụ thể nào quy định về loại hình dịch vụ này.

Tuy nhiên, dưới cái nhìn và quan điểm của nhiều chuyên gia và luật sư, văn phòng ảo được coi là một loại hình văn phòng hoàn toàn hợp pháp. Có thể nói rằng, văn phòng ảo không vi phạm bất kỳ quy định nào của pháp luật.

Những vi phạm và vấn đề liên quan đến sự sai phạm khi sử dụng loại hình văn phòng này thường do một số đơn vị cung cấp dịch vụ không minh bạch, không rõ ràng và không có đủ tài liệu pháp lý. Điều này có thể dẫn đến các rắc rối trong quá trình đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp. Khách hàng có quyền yêu cầu đơn vị cung cấp các loại giấy tờ cần thiết để kiểm tra trước khi ký hợp đồng, hoặc họ có thể chọn thuê từ các nhà cung cấp dịch vụ có hỗ trợ đăng ký kinh doanh để tránh được các vấn đề không cần thiết và tiết kiệm thời gian.

Văn phòng ảo vẫn được cho là loại hình văn phòng hoàn toàn hợp pháp. 

2. Lợi ích của văn phòng ảo

Văn phòng ảo được ưa chuộng không chỉ bởi các doanh nghiệp nhỏ và các startup mà còn bởi cả những tập đoàn quy mô lớn. Lựa chọn này được đánh giá vì bốn lợi ích chính mà loại hình này mang lại: tiết kiệm chi phí, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, khả năng áp dụng mô hình làm việc từ xa, và cuối cùng là khả năng mở rộng quy mô và thị phần cho doanh nghiệp.

2.1 Tối ưu chi phí

Chi phí luôn là một vấn đề quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cũng như những doanh nghiệp mới thành lập, nơi tài chính thường còn hạn chế. Với những giới hạn này, văn phòng ảo được xem là một giải pháp tiết kiệm chi phí hàng đầu, đặc biệt là đối với các startup trẻ.

Mặc dù không thể so sánh trực tiếp với việc thuê văn phòng truyền thống theo diện tích, nhưng với mức giá dao động từ 300 đến 800 nghìn đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào đơn vị cung cấp và vị trí, chất lượng tòa nhà, văn phòng ảo thực sự được xem là lựa chọn tốt nhất để đáp ứng các yêu cầu về pháp lý, thủ tục thành lập doanh nghiệp và cung cấp lợi ích về giá cả.

Thuê văn phòng ảo giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. 

2.2 Mô hình làm việc từ xa linh hoạt 

Tính chất đặc trưng của mô hình văn phòng ảo là sự thiếu vắng nhân sự tại văn phòng truyền thống. Đây được đánh giá là một ưu điểm cũng như một nhược điểm của mô hình này. Vì chỉ cung cấp địa chỉ kinh doanh mà không cung cấp diện tích văn phòng thực tế, do đó, mặc dù có sự linh hoạt, nhưng cũng có sự hạn chế trong việc gặp gỡ khách hàng, đối tác và làm việc nhóm.

Doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo thường làm việc từ xa và chỉ đến công ty để nhận thư từ hoặc gặp gỡ khách hàng, đối tác khi cần thiết. Thời gian còn lại, nhân sự có thể làm việc linh hoạt ở mọi nơi, tận dụng thời gian một cách hiệu quả và tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, điều này cũng có thể ảnh hưởng đến một số hoạt động cần sự giao tiếp trực tiếp và sự hiện diện tại văn phòng.

Văn phòng ảo sẽ phù hợp mô hình làm việc từ xa, tối ưu hóa chi phí hoạt động. 

2.3 Nguồn nhân lực chất lượng cao

Bên cạnh vấn đề về chi phí, nguồn nhân lực cũng là một khía cạnh quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc có thể tận dụng nguồn nhân lực tốt nhất từ nhiều khu vực là một ước muốn của nhiều nhà quản lý. Tuy nhiên, đối với mô hình làm việc truyền thống tại văn phòng, nguồn nhân lực tài năng thường bị giới hạn trong khu vực địa lý cụ thể.

Trong mô hình văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc trực tuyến, làm việc tại nhà từ nhiều địa điểm khác nhau, không bị ràng buộc bởi vị trí địa lý. Do đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng cao một cách linh hoạt và hiệu quả hơn.

Khi sử dụng văn phòng ảo, nhân viên có thể làm việc trực tuyến, làm việc tại nhà hay từ nhiều địa điểm khác nhau.

2.4 Mở rộng quy mô doanh nghiệp

Việc mở rộng quy mô và thị phần đóng vai trò quan trọng trong mọi chiến lược phát triển của một doanh nghiệp. Trước đây, để mở chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, cần ít nhất hai nhân sự và văn phòng có diện tích từ 12m2 trở lên. Tuy nhiên, hiện nay, với hình thức văn phòng ảo, mọi thứ trở nên đơn giản và tiết kiệm hơn.

Dịch vụ văn phòng ảo cung cấp địa chỉ đăng ký kinh doanh và các dịch vụ lễ tân, giao nhận thư từ cho doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể giảm bớt một nhân sự lễ tân tại văn phòng hoặc thậm chí không cần nhân sự nào mà vẫn hoạt động hiệu quả.

Doanh nghiệp có thể mở thêm chi nhánh tại bất kỳ tỉnh thành nào, từ đó tăng thị phần và thuận tiện giao dịch, đồng thời vẫn tiết kiệm chi phí.

3. Các mô hình văn phòng ảo

Dịch vụ văn phòng ảo tại TP.HCM, thành phố Thủ Đức hiện nay được nhiều đơn vị cung cấp, với nhiều mức giá và đa dạng các dịch vụ đi kèm. Một số đơn vị còn có sự phối hợp giữa dịch vụ văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ nhằm mang lại giải pháp tối ưu nhất cho khách hàng. 

3.1 Các tiện ích cơ bản của gói dịch vụ văn phòng ảo

Đối với một gói dịch vụ văn phòng ảo cơ bản nhất thì sẽ có các tiện ích chính như :

• Địa chỉ tòa nhà cụ thể dùng để đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc dùng trong các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.
• Bảng tên doanh nghiệp, tùy đơn vị cung cấp dịch vụ mà bảng tên của doanh nghiệp có thể đặt ở trước tòa nhà, hay đặt ở mỗi tầng. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chọn những nơi cung cấp dịch vụ đặt bảng tên doanh nghiệp trước tòa nhà, vừa tạo ấn tượng với khách hàng và vừa có thể xây dựng hình ảnh. 
• Phòng họp, khu vực đón tiếp khách hàng, đối tác: Đây là tiện ích không thể thiếu của mỗi văn phòng. Việc đón tiếp đối tác đóng vai trò quan trọng nhất với doanh nghiệp. Sự chỉnh chu trong khâu đón tiếp sẽ làm nên sự thành công cho cuộc gặp gỡ.
• Lễ tân nhận thư từ bưu phẩm.

Ngoài ra còn nhiều tiện ích đi kèm khác, tùy vào mỗi đơn vị cung cấp. 

Khi thuê văn phòng ảo doanh nghiệp có thể sử dụng thêm nhiều dịch vụ đi kèm khác. 

3.2 Văn phòng ảo kết hợp với văn phòng chia sẻ

Văn phòng ảo kết hợp với văn phòng chia sẻ là một dạng dịch vụ mới, tương tự như các gói combo được cung cấp để hỗ trợ tối ưu chi phí cho khách hàng.

Trong mô hình này, doanh nghiệp được cung cấp không chỉ địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh mà còn có thể thuê văn phòng để nhân viên làm việc tại đó. Giá thuê văn phòng trong mô hình này có thể dao động từ 1.5 triệu đến 2 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào từng bên cung cấp.

4. Văn phòng ảo phổ biến như thế nào tại TP.HCM

Tại thành phố Hồ Chí Minh, nơi đầu tàu kinh tế của khu vực phía Nam, số lượng doanh nghiệp lựa chọn mô hình văn phòng tiết kiệm chi phí này ngày càng tăng. Nhất là tại 3 khu vực trọng điểm như khu Đông, Nam và vị trí trung tâm

4.1 Địa điểm đặt văn phòng ảo khu Đông thành phố

Khi nhắc đến khu vực phía Đông của thành phố, không thể bỏ qua Quận 2. Trong thời gian gần đây, Quận 2 cùng với Quận 9 và Thủ Đức đã được sáp nhập thành Thành phố Thủ Đức. Quận 2 từ trước đã phát triển mạnh mẽ và hiện nay lại có thêm nhiều chính sách phát triển song hành với khu vực Đông. Điều này tạo ra lợi thế và sức hút mạnh mẽ đối với các nhà đầu tư cả trong và ngoài nước.

Ngoài ra, khu vực xung quanh đường Trần Não và Thảo Điền cũng là những điểm đến được nhiều du khách và chuyên gia nước ngoài lựa chọn để sinh sống. Do đó, nhu cầu thuê văn phòng ảo ở Thảo Điền, văn phòng ảo ở Trần Não và sử dụng các dịch vụ văn phòng ảo là khá cao.

Mặc dù đã có sự phát triển đáng kể trong thời gian ngắn, nhưng thực tế khi sử dụng văn phòng ảo, tâm lý người Việt vẫn ưu tiên các khu vực trung tâm của thành phố. Tuy nhiên, doanh nghiệp nước ngoài thường chọn sinh sống và làm việc tại Quận 2, khu vực Đông không chỉ vì tiềm năng phát triển mà còn vì sự thoải mái và bầu không khí trong lành gần gũi với thiên nhiên.

Bản đồ khu vực Quận 2. 

4.2 Địa điểm đặt văn phòng ảo khu Nam thành phố

Tương tự như Quận 2, Quận 7 cũng là một khu vực nằm ngoài trung tâm của thành phố nhưng đã có sự phát triển ấn tượng. Bỏ qua hình ảnh vùng trũng thường ngập nước, Quận 7 hiện nay được biết đến với các khu dân cư cao cấp, được xem là những trong những khu vực đắt đỏ nhất ở Sài Gòn, bao gồm Khu Phú Mỹ Hưng và Khu dân cư Trung Sơn.

Nền kinh tế của khu vực này cũng được đánh giá cao với sự hiện diện của các khu công nghiệp lớn, thu hút hàng nghìn doanh nghiệp và tạo ra cơ hội việc làm cho hàng triệu công nhân. Các khu chế xuất như Tân Thuận, khu công nghiệp Hiệp Phước, và cụm khu công nghiệp Phú Mỹ là những điểm nhấn trong phát triển kinh tế của Quận 7.

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo tại Quận 7 đang được ưu tiên lựa chọn bởi cả doanh nghiệp trong và ngoài nước. Điều này phản ánh quan điểm của nhiều doanh nghiệp Việt đã công nhận sự phát triển và tiềm năng của khu vực này.

4.3 Địa điểm đặt văn phòng ảo khu trung tâm 

Khu vực trung tâm bao giờ cũng là ưu tiên hàng đầu của tất cả doanh nghiệp khi lựa chọn thuê bất cứ loại hình văn phòng nào. Văn phòng ảo quận 1, văn phòng ảo Quận 3, văn phòng ảo Quận Phú Nhuận không chỉ mang lại sự thuận tiện mà còn góp phần nâng cao hình ảnh, thương hiệu cho doanh nghiệp. 

Văn phòng ảo khu trung tâm đem đến sự tiện lợi di chuyển và đón tiếp khách hàng, ngoài ra việc sở hữu một doanh nghiệp nằm tại khu trung tâm thành phố đã phần nào xây dựng được ấn tượng, thiện cảm với đối tác. 

Văn phòng ảo khung trung tâm thu hút sự chú ý của đối tác và khách hàng. 

Bên trên là toàn bộ thông tin về văn phòng ảo là gì Arental Việt Nam đã tổng hợp dành cho bạn. Nếu muốn tham khảo thêm về văn phòng ảo hãy liên hệ hotline 0903 642 689 để được tư vấn và hỗ trợ xem văn phòng trực tiếp. 

Quý khách có theo dõi và cập nhật thông tin dịch vụ văn phòng cho doanh nghiệp tại:

Fanpage: https://www.facebook.com/arentalvietnam

Hoặc kênh Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCK8cPwnw4PZAVpc1vCyVtwg