So Sánh Văn Phòng Ảo và Văn Phòng Truyền Thống? Giải Pháp Nào Phù Hợp Cho Doanh Nghiệp?

Văn phòng ảo không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện đại nhờ chi phí thấp và khả năng tối ưu nguồn lực. Nhưng khi đặt lên bàn cân với văn phòng truyền thống, đâu là lựa chọn tối ưu? Hãy cùng Arental Vietnam khám phá 6 yếu tố đánh giá để thấy rõ sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống ngay bên dưới!

Văn phòng ảo là gì

Văn phòng ảo là loại hình cho thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh với đầy đủ thủ tục pháp lý minh bạch. Đây được xem là loại hình văn phòng "0m2" được trang bị đầy đủ các tiện ích cơ bản cho doanh nghiệp như: Lễ tân hành chính, bảng tên doanh nghiệp, sảnh tiếp khách, quầy pantry, phòng họp theo giờ. Văn phòng ảo là sự lựa chọn phù hợp cho SMEs, startups, freelancer hay doanh nghiệp cần mở rộng văn phòng đại diện. 

Tham khảo chi tiết về đặc điểm cũng như ưu nhược điểm của loại hình này tại bài viết: Văn phòng ảo là gì? do đội ngũ Arental Vietnam biên soạn nhé! 

Văn phòng truyền thống là gì

Văn phòng truyền thống là loại hình cho thuê mặt bằng sàn trống, chưa trang bị nội thất và đã đi kèm các tiện ích cơ bản. Loại hình này cung cấp không gian văn phòng riêng đảm bảo sự cố định và riêng tư. Văn phòng truyền thống phù hợp với SMEs, các doanh nghiệp hay tập đoàn lớn có số lượng nhân sự đông và mong muốn thiết kế không gian làm việc của riêng mình. So với các loại hình văn phòng khác, văn phòng truyền thống vẫn giữ tỷ lệ nguồn cung ổn định trên thị trường hiện nay. 

Hãy tham khảo chi tiết bài viết: Văn phòng truyền thống là gì? để hiểu thêm về loại hình này nhé! 

Điểm khác nhau giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống

Arental Vietnam sẽ phân tích 6 yếu tố khác nhau giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống giúp bạn hiểu rõ hơn ưu điểm của từng loại hình và lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Đối tượng khách hàng mục tiêu

Khách hàng mục tiêu của văn phòng ảo:

• Startup: những công ty mới thành lập thường tìm kiếm giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí để khởi đầu.

• Freelancer: cá nhân làm việc tự do cần một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp mà không phải đầu tư vào không gian làm việc cố định.

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: các doanh nghiệp này có nhu cầu mở rộng nhưng vẫn muốn giữ chi phí thấp.

• Doanh nghiệp nước ngoài: các công ty quốc tế thường sử dụng văn phòng ảo để thiết lập sự hiện diện tại thị trường mới mà không phải chịu gánh nặng chi phí lớn.

Khách hàng mục tiêu của văn phòng truyền thống:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: có nhu cầu ổn định hơn trong không gian làm việc.

• Doanh nghiệp quy mô lớn (trên 20 nhân sự): những công ty này thường cần không gian làm việc rộng rãi và riêng tư cho đội ngũ lớn.

• Startup hoạt động trên 12 tháng: các công ty đã ổn định hơn về tài chính và cần không gian làm việc chính thức.

>> GỢI Ý: Báo giá thuê văn phòng ảo HCM ưu đãi với hơn 30+ tiện ích tại 6 khu vực trung tâm. Tham khảo ngay nhé! 

Cấu trúc chi phí 

Cấu trúc chi phí của văn phòng truyền thống:

• Chi phí: khách hàng phải chịu chi phí thuê không gian văn phòng, chi phí thiết kế, nội thất và các dịch vụ tiện ích như điện, nước, internet và bảo vệ.

• Gói dịch vụ: các văn phòng truyền thống thường không có nhiều gói dịch vụ như văn phòng ảo; thay vào đó, khách hàng phải tự chuẩn bị các tiện ích cần thiết.

• Mức giá trung bình: giá thuê văn phòng truyền thống có thể dao động từ 10 triệu đến 50 triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào vị trí và diện tích.

Cấu trúc chi phí của văn phòng ảo:

• Chi phí: khách hàng chỉ phải trả chi phí thuê địa chỉ kinh doanh, số điện thoại và một số dịch vụ văn phòng đi kèm như tiếp nhận thư từ, phòng họp và dịch vụ lễ tân.

• Gói dịch vụ: thường có nhiều gói dịch vụ khác nhau để đáp ứng nhu cầu của từng loại hình doanh nghiệp, từ cơ bản đến cao cấp.

• Mức giá trung bình: giá trung bình dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng mỗi tháng, tùy thuộc vào gói dịch vụ và vị trí địa lý.

>> PHÙ HỢP VỚI BẠN: Báo giá thuê văn phòng chi tiết với đa dạng diện tích từ 6m2 - 205m2 tại các Quận trung tâm. Đừng bỏ lỡ nhé! 

Không Gian Thuê Văn Phòng

Không gian văn phòng truyền thống 

• Diện tích đa dạng: có thể phục vụ cho doanh nghiệp có trên 20 nhân sự, đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty.

• Không gian rộng rãi: được thiết kế và set up đầy đủ nội thất theo yêu cầu của khách hàng, tạo ra môi trường làm việc thoải mái và chuyên nghiệp.

• Phân chia khu vực hợp lý: không gian được phân chia chi tiết từng phòng ban giúp tăng cường hiệu quả làm việc và giao tiếp giữa các nhân viên.

• Địa chỉ cố định: là nơi lý tưởng để gặp gỡ và tiếp đón đối tác, tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty.

Không gian văn phòng truyền thống mang lại sự ổn định và chuyên nghiệp, phù hợp với doanh nghiệp có tiềm lực tài chính và kế hoạch dài hạn.

Không gian văn phòng ảo

• Thiết kế sẵn: không gian được thiết kế theo tiêu chuẩn văn phòng hiện đại, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong việc setup.

• Số lượng nhân viên ít: thông thường, các doanh nghiệp chọn văn phòng ảo sẽ cử rất ít nhân viên túc trực tại địa chỉ đăng ký kinh doanh giúp tiết kiệm chi phí.

• Chỗ ngồi cố định: đơn vị cung cấp vẫn hỗ trợ thêm chỗ ngồi cố định cho những lúc cần thiết giúp nhân viên có không gian làm việc thoải mái khi cần.

Văn phòng ảo mang lại tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí, phù hợp cho các doanh nghiệp mới khởi nghiệp hoặc có quy mô nhỏ giúp tập trung vào phát triển kinh doanh mà không phải lo lắng về chi phí mặt bằng cao.

Khả Năng Khai Thác

Khi so sánh khả năng khai thác giữa văn phòng truyền thống và văn phòng ảo, rõ ràng văn phòng truyền thống có lợi thế vượt trội về khả năng khai thác dài hạn. Dưới đây là một số lý do tại sao điều này lại đúng:

• Khả năng tùy chỉnh không gian: với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp có thể thuê một sàn trống, sau đó tự do decor và setup mọi thứ theo phong cách và nhu cầu riêng của mình. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc phù hợp nhất với văn hóa công ty.

• Cam kết lâu dài: khi đầu tư vào văn phòng truyền thống, doanh nghiệp thường có cam kết lâu dài với hợp đồng thuê. Điều này không chỉ giúp tăng cường sự ổn định mà còn khuyến khích doanh nghiệp phát triển bền vững, trong khi văn phòng ảo thường mang tính chất tạm thời và linh hoạt hơn.

• Khả năng mở rộng quy mô: văn phòng truyền thống cho phép doanh nghiệp dễ dàng thuê thêm sàn trống khi cần mở rộng quy mô. Việc này giúp duy trì sự phát triển liên tục mà không phải lo lắng về việc thay đổi địa điểm hoặc phải chia sẻ không gian với các công ty khác.

• Địa chỉ kinh doanh cố định: có một địa chỉ văn phòng cố định giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng và đối tác. Đặc biệt, đây là yếu tố quan trọng trong việc tạo dựng niềm tin và uy tín trong kinh doanh.

• Chi phí đầu tư hợp lý: mặc dù chi phí ban đầu cho văn phòng truyền thống có thể cao hơn nhưng khả năng khai thác dài hạn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí theo thời gian, đặc biệt khi công ty phát triển và mở rộng.

Trong khi đó, dịch vụ thuê văn phòng ảo cung cấp sự linh hoạt và tiết kiệm chi phí, nhưng không thể sánh bằng khả năng khai thác dài hạn như văn phòng truyền thống. Điều này khiến cho việc chọn lựa giữa hai loại hình này trở thành một quyết định chiến lược quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

Xem thêm: Văn phòng ảo có hợp pháp không?

Điều Kiện Thời Gian Làm Việc 

Văn phòng ảo linh hoạt hơn về thời gian làm việc so với văn phòng truyền thống. 

Bản chất của văn phòng ảo là địa chỉ đăng ký kinh doanh, nơi doanh nghiệp thực hiện các công việc như giao/nhận thư từ và gặp gỡ khách hàng & đối tác. 

Nhân viên có thể linh hoạt trong việc túc trực tại văn phòng, giảm áp lực về khung giờ làm việc. Họ có thể làm việc từ nhà, quán cà phê hoặc bất kỳ đâu có kết nối Internet.

Ngược lại, văn phòng truyền thống hoàn toàn thuộc quyền sở hữu 100% của bên thuê trong suốt thời hạn hợp đồng. 

Do đó, nhân viên thường được yêu cầu làm việc full time theo giờ hành chính để đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra một cách trơn tru. Sự cố định này đôi khi tạo ra một môi trường làm việc ít linh hoạt hơn.

Tuy nhiên, một hạn chế của văn phòng ảo là khi có nhu cầu gặp gỡ khách hàng đột xuất, việc này có thể trở nên khó khăn. Nếu không đặt phòng họp trước hoặc đơn vị cung cấp không hỗ trợ thêm chỗ ngồi cố định, việc tiếp đón khách hàng sẽ gặp khó khăn. 

Quy trình ký kết hợp đồng

Quá trình ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo sẽ dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc thuê văn phòng truyền thống. Nguyên nhân chủ yếu đến từ sự chênh lệch giá trị hợp đồng thuê: hợp đồng thuê văn phòng truyền thống thường có giá trị lớn, đi kèm nhiều tiện ích và quyền lợi hơn nên sẽ mất nhiều thời gian để cân nhắc, giải quyết các vấn đề như: thủ tục, thời gian xử lý, điều khoản dài hạn và phí đặt cọc.

• Thủ tục giấy tờ: Do sự khác nhau về đặc điểm dịch vụ, hợp đồng thuê văn phòng truyền thống sẽ yêu cầu nhiều giấy tờ hơn: biên bản bàn giao, biên bản đặt cọc và đôi khi phải cung cấp hồ sơ năng lực của doanh nghiệp.

• Thời gian xử lý: Khi thuê văn phòng truyền thống, danh sách tài sản thuê sẽ nhiều và chi tiết hơn so với văn phòng ảo như: cơ sở vật chất văn phòng, diện tích chính xác, tiện ích riêng biệt,... nên sẽ cần nhiều thời gian hơn để xác minh và kiểm tra chi để đảm bảo quyền lợi 2 bên.

• Điều khoản dài hạn: Đối với hợp đồng văn phòng truyền thống có thời hạn từ 1 năm trở lên, sẽ xuất hiện các điều khoản ràng buộc như: thời gian báo trước khi chấm dứt hợp đồng, trách nhiệm sửa chữa, mức giá tăng thêm hằng năm,... nên cần thời gian để tính toán thương thảo kỹ càng để giảm thiểu tổn thất về chi phí.

• Chi phí đặt cọc: Đây là mức chi phí khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để cân nhắc, vì giá thuê văn phòng truyền thống cao hơn văn phòng ảo ~54 lần (250.000 đồng so với 13.500.000 đồng) và yêu cầu đặt cọc từ 2-3 tháng. Điều này khiến công ty bị mất một khoản chi  phí cơ hội đáng kể.(từ 27.000.000 đồng).

Để tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng xem xét và cân nhắc các yếu tố trước khi đưa ra quyết định ký kết, chúng tôi cũng cung cấp mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo đầy đủ và chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng tham khảo.

Nên thuê văn phòng ảo hay văn phòng truyền thống

Việc lựa chọn giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống phụ thuộc vào lộ trình phát triển của doanh nghiệp và nhu cầu cụ thể của từng giai đoạn.

Giai đoạn đầu, khi doanh nghiệp có chi phí hạn chế, nhân sự ít và đang mong muốn thành lập công ty với địa chỉ kinh doanh uy tín, văn phòng ảo là lựa chọn lý tưởng. Văn phòng ảo không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn cung cấp đầy đủ thủ tục pháp lý cần thiết.

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô và phát triển dần dần, nhu cầu về một không gian làm việc ổn định và chuyên nghiệp sẽ gia tăng. Lúc này, việc chuyển sang văn phòng truyền thống sẽ hợp lý hơn. 

Văn phòng truyền thống cung cấp một môi trường làm việc tiện nghi cho số lượng nhân sự tăng lên, đồng thời giúp tạo dựng hình ảnh thương hiệu vững mạnh hơn.

Về cơ bản, Arental Vietnam đã cung cấp những lưu ý khi thuê văn phòng ảo cũng như văn phòng truyền thống đến quý khách hàng. Doanh nghiệp cần phải ghi nhớ rằng đặt chi phí và mục tiêu là hai yếu tố cốt lõi trước khi lựa chọn loại hình văn phòng cho thuê nhé!

Thuê văn phòng ảo và văn phòng truyền thống ở đâu?

Arental Vietnam là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cho thuê văn phòng ảo và văn phòng truyền thống tại Việt Nam. 

Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động, Arental không chỉ cung cấp các giải pháp văn phòng đa dạng mà còn mang đến sự uy tín và chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp.

Dịch vụ văn phòng ảo

Arental cung cấp dịch vụ văn phòng ảo với đầy đủ tiện ích như địa chỉ đăng ký kinh doanh uy tín, hỗ trợ pháp lý, lễ tân và các dịch vụ đi kèm khác. Chúng tôi giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các startup và SMEs, tiết kiệm chi phí và linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.

Dịch vụ văn phòng truyền thống

Đối với các doanh nghiệp lớn hơn hoặc những doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự đông đảo, dịch vụ cho thuê văn phòng truyền thống của Arental cung cấp không gian làm việc chuyên nghiệp với đầy đủ trang thiết bị hiện đại. 

Chúng tôi cam kết mang đến môi trường làm việc thoải mái và tiện nghi giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

Qua bài viết trên, chúng tôi hy vọng bạn đã có cái nhìn sâu sắc hơn về sự khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống. Mỗi loại hình đều mang đến những giá trị và lợi ích riêng, phù hợp với nhu cầu và chiến lược phát triển của từng doanh nghiệp. 

Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc tư vấn cụ thể để chọn lựa giải pháp văn phòng tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0987260333. Arental Vietnam luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!