Thuê Văn Phòng Ảo Có Vi Phạm Pháp Luật Không? Có Nên Thuê Không?

Văn phòng ảo có hợp pháp không? Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm trước khi quyết định sử dụng dịch vụ. Trong bài viết này, Arental Vietnam sẽ phân tích toàn diện để làm rõ tính hợp pháp của mô hình văn phòng ảo tại Việt Nam, giúp bạn yên tâm hơn khi lựa chọn.

Văn Phòng Ảo Có Hợp Pháp Không?

Câu trả lời là có. Văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ hợp pháp tại Việt Nam, miễn là đáp ứng đúng các điều kiện theo quy định của Luật Doanh Nghiệp 2020.

Cụ thể, Điều 42 Luật Doanh Nghiệp 2020 đã nêu rõ:

“Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Đồng thời, Khoản 2 Điều 44 cũng bổ sung thêm:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Từ đó, có thể xác định rằng một địa chỉ văn phòng ảo là hợp pháp nếu thỏa mãn hai điều kiện:

1. Đặt trên lãnh thổ Việt Nam và được xác định theo địa giới hành chính. (địa giới hành chính sẽ được phân cấp theo đơn vị hành chính như: xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố…).

2. Là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp: có địa chỉ rõ ràng, số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Thêm vào đó, pháp luật hiện hành không cấm nhiều doanh nghiệp cùng đặt trụ sở tại một địa chỉ và không cấm sử dụng văn phòng ảo làm trụ sở kinh doanh. Do đó, việc thuê văn phòng ảo là hợp pháp, không trái quy định pháp luật Việt Nam. Tuy nhiên, khi dùng địa chỉ này để đăng ký địa chỉ công ty, doanh nghiệp cần tuân thủ một số quy định cụ thể. Cùng tìm hiểu chi tiết ở phần tiếp theo.

>> Tham khảo thêm: Văn phòng ảo là gì? để biết rõ hơn về ưu nhược điểm khi thuê

Có Nên Thuê Văn Phòng Ảo Không?

Câu trả lời phụ thuộc vào hai yếu tố then chốt: ngân sách và loại hình hoạt động.

• Chi phí: phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn ngân sách hạn chế cho việc thuê mặt bằng, không gian làm việc nhưng cần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty.

• Loại hình doanh nghiệp: phần lớn khách hàng sử dụng văn phòng ảo là doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs), startup, công ty dưới 20 nhân sự hoặc đang trong giai đoạn thử nghiệm thị trường. Ngoài ra, nhiều tập đoàn quốc tế cũng dùng văn phòng ảo để thiết lập văn phòng đại diện ban đầu, trước khi mở rộng hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

>> Đừng bỏ lỡ: Top 13 kinh nghiệm thuê văn phòng ảo cần lưu ý để tránh rủi ro không đáng có

Thuê Văn Phòng Ảo Được Đăng Ký Địa Chỉ Kinh Doanh Không?

Hiện nay, không có điều khoản nào cấm sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp pháp và tránh bị xử phạt, bạn cần lưu ý 3 yếu tố quan trọng dưới đây:

1. Đăng ký đúng theo thủ tục 

Theo Khoản 2 Điều 45 Luật Doanh Nghiệp 2020:

“Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện”.

2. Không sử dụng sai mục đích hoặc địa điểm bị cấm

Khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014 cũng quy định về việc không được sử dụng nhà chung cư (được xây dựng với mục đích để ở) để làm trụ sở chính, văn phòng đại diện, cụ thể:

“Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư theo dự án được phê duyệt vào mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn hoặc các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ gia đình, cá nhân trong nhà chung cư theo quy định của Chính phủ.”

3. Chọn đúng đơn vị cung cấp dịch vụ

Theo Điều 9 Luật kinh doanh bất động sản 2023, đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo phải là doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh bất động sản hợp pháp và công khai thông tin địa chỉ, pháp nhân rõ ràng theo điều 6 của luật này.

Cụ thể:

Điều 9 Luật kinh doanh bất động sản 2023:

“1. Tổ chức, cá nhân khi kinh doanh bất động sản phải thành lập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp hoặc thành lập hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của pháp luật về hợp tác xã, có ngành, nghề kinh doanh bất động sản (gọi chung là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản), trừ trường hợp quy định tại Khoản 3 và Khoản 4 Điều này.”

Điều 6. Công khai thông tin về bất động sản, dự án bất động sản đưa vào kinh doanh

"1. Trước khi đưa bất động sản, dự án bất động sản vào kinh doanh, doanh nghiệp kinh doanh bất động sản phải công khai đầy đủ, trung thực và chính xác thông tin quy định tại các khoản 2, 3, 4 và 5 Điều này trên hệ thống thông tin về nhà ở và thị trường bất động sản theo quy định của Luật này và trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp kinh doanh bất động sản."

Để có thêm góc nhìn đa chiều, doanh nghiệp hãy cùng xem qua một số đánh giá của chuyên gia và cơ quan chức năng về loại hình dịch vụ cho thuê văn phòng ảo này.

Nhận Định Từ Chuyên Gia Và Cơ Quan Chức Năng Về Văn Phòng Ảo

Để cũng cố thêm tính pháp lý của văn phòng ảo, Arental Vietnam mời quý khách hàng tham khảo các nhận định từ chuyên gia và cơ quan chức năng về loại hình này như sau:

Ý Kiến Chuyên Gia

TS. Đinh Thế Hiển - Chuyên gia kinh tế nhận định rằng:

“ Luật Doanh nghiệp cũng không có quy định về diện tích cụ thể của địa đăng ký chỉ kinh doanh, cũng không có nghị định nào cấm dịch vụ văn phòng ảo, nên loại hình này hoàn toàn hợp pháp và được phép hoạt động.”

Ông Nguyễn Đình Cung - Nguyên Viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương cũng đưa ra nhận xét:

“ Dù văn phòng thật hay văn phòng ảo thì một pháp nhân vẫn còn có con người là thật! Ai là người đại diện pháp luật? Ai chịu trách nhiệm về hoạt động của doanh nghiệp? Cơ quan quản lý tìm cách quản lý con người đấy chứ? Việc phát sinh các mô hình mới là tiến triển của một xã hội hiện đại.”

Theo Báo điện tử Quân đội nhân dân có ý kiến: “Tuy nhiên, mô hình này cũng chưa có quy định điều chỉnh, nên đôi khi vẫn sẽ gặp những tình huống bất cập (mua bán hóa đơn, trốn thuế,…) ảnh hưởng lớn tới môi trường kinh doanh. Do đó, cần có các giải pháp thiết thực nhằm quản lý văn phòng ảo, nhất là các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước”.

Như vậy, văn phòng ảo được các chuyên gia nhìn nhận là một giải pháp hiện đại, hợp pháp, nhưng cũng cần đi kèm sự kiểm soát chặt chẽ và tuân thủ luật định để bảo đảm môi trường kinh doanh lành mạnh.

>> Tham khảo thêm: Bảng giá thuê văn phòng ảo trọn gói và full tiện ích. 

Đánh Giá Của Cơ Quan Chức Năng

Về phía cơ quan chức năng, Sở Kế hoạch và Đầu tư khẳng định rằng pháp luật hiện hành không cấm sử dụng văn phòng ảo làm địa chỉ đăng ký kinh doanh, miễn là doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ kê khai, minh bạch và đảm bảo điều kiện kinh doanh theo đúng quy định.

Căn cứ theo Điều 8 - Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có trách nhiệm:

• Kê khai thông tin chính xác khi đăng ký thành lập.

• Công khai hoạt động của doanh nghiệp.

• Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định.

• Đảm bảo quyền lợi người lao động.

• Không sử dụng địa chỉ kinh doanh sai mục đích hoặc không phù hợp quy định pháp luật về nhà ở.

Bên cạnh đó, Khoản 7 Điều 41 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cũng không đưa ra bất kỳ giới hạn nào về số lượng doanh nghiệp có thể cùng sử dụng một địa chỉ hoặc yêu cầu bắt buộc phải là văn phòng truyền thống. Tình trạng pháp lý của doanh nghiệp chỉ được coi là “không hợp lệ” nếu thuộc các trường hợp bị giải thể, phá sản, ngừng hoạt động, hoặc bị thu hồi giấy phép.

Dựa theo 3 nhận định của chuyên gia và các văn bản ban hành của cơ quan nhà nước, Arental Vietnam tin rằng quý khách hàng cũng đã có lời giải đáp cho câu hỏi “văn phòng ảo có hợp pháp không?”.

Mức Xử Phạt Khi Đăng Ký Địa Chỉ Kinh Doanh Sai Quy Định

Như đã đề cập ở trên, khách hàng thuê văn phòng ảo cũng có mục đích để đăng ký địa chỉ kinh doanh và thành lập văn phòng đại diện. Tuy nhiên, nếu quý khách hàng không tuân thủ theo các điều luật dưới đây thì sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. 

Theo Khoản 1 Điều 54 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, cụ thể như sau:

“1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Kinh doanh ở địa điểm mà không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp) hoặc chi nhánh (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh) thực hiện hoạt động kinh doanh.

Trường hợp có vi phạm pháp luật về thuế thì xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế;

b) Chấm dứt hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh nhưng không thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh;

c) Chuyển trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện sang tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi chi nhánh, văn phòng đại diện đã đăng ký nhưng không thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi chi nhánh, văn phòng đại diện chuyển đến”.

Doanh nghiệp sử dụng loại hình này để đặt trụ sở chính cần phải được thực hiện theo đúng quy trình và hướng dẫn do cơ quan nhà nước ban hành, để tránh việc đăng ký địa chỉ kinh doanh sai quy định và bị xử phạt (mức phạt tiền từ 20 - 30 triệu đồng).

Lợi Ích Của Văn Phòng Ảo Đối Với Doanh Nghiệp

Sau khi đã làm rõ về tính hợp pháp của văn phòng ảo, hãy cùng tìm hiểu những lợi ích vượt trội mà mô hình này mang lại cho doanh nghiệp trong tương lai. Dưới đây là các ưu điểm nổi bật của loại hình văn phòng ảo:

• Tiết kiệm ngân sách tối đa: Một trong những lợi ích lớn nhất của văn phòng ảo là khả năng cắt giảm đáng kể chi phí thuê văn phòng truyền thống. Doanh nghiệp không cần tốn kém quá nhiều vào việc thuê mặt bằng, trang bị nội thất hay các chi phí vận hành khác.

• Địa điểm đăng ký kinh doanh đắc địa: Bạn sẽ được sử dụng dịch vụ cho thuê địa điểm đăng ký kinh doanh tại những vị trí chiến lược, thường là các khu vực trung tâm thành phố. Bảng tên doanh nghiệp cũng sẽ được bố trí ở vị trí thuận lợi, tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ cái nhìn đầu tiên.

• Chức năng tương tự văn phòng truyền thống: Dù là "ảo", mô hình này vẫn cung cấp đầy đủ các chức năng của một văn phòng truyền thống. Văn phòng ảo có thể trở thành địa điểm giao dịch chính thức và là trụ sở của doanh nghiệp, giúp bạn duy trì hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng.

• Tiện ích đa dạng và không gian chuyên nghiệp: Văn phòng ảo đi kèm với nhiều tiện ích nổi bật, bao gồm cả không gian làm việc sang trọng và chuyên nghiệp khi bạn cần sử dụng phòng họp hoặc khu vực tiếp khách.

• Hỗ trợ dịch vụ cơ bản toàn diện: Doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ đầy đủ các dịch vụ cần thiết như dọn dẹp, bảo vệ, và lao công, giúp bạn tập trung hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

• Hệ thống hạ tầng tiện lợi: Bạn sẽ được sử dụng hệ thống wifi và internet tốc độ cao hoàn toàn miễn phí, đảm bảo kết nối liên tục cho mọi hoạt động kinh doanh.

• Vị trí chiến lược: Hầu hết các địa chỉ văn phòng ảo đều nằm ở các vị trí đắc địa của Thành phố Hồ Chí Minh, mang lại lợi thế lớn về giao dịch, gặp gỡ đối tác và nâng cao uy tín thương hiệu.

Arental Vietnam Cho Thuê Văn Phòng Ảo Hợp Pháp Tại HCM

Arental Vietnam hiện đang cung cấp dịch vụ văn phòng ảo chuyên nghiệp tại TP.HCM với hệ thống 6 chi nhánh trải dài từ trung tâm (Quận 1, Quận 3) đến các khu vực tiềm năng như Quận 7, Tân Bình, Phú Nhuận và Thủ Đức. Bảng giá cụ thể như sau: 

Câu Hỏi Thường Gặp Về Văn Phòng Ảo

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là loại hình dịch vụ cho phép doanh nghiệp sử dụng một địa chỉ uy tín tại trung tâm thành phố để đăng ký kinh doanh, mở văn phòng đại diện hoặc giao dịch. Mô hình này còn được gọi là “văn phòng 0m2” vì không cần diện tích làm việc thực tế, nhưng vẫn đầy đủ pháp lý và chức năng cơ bản như: nhận thư từ, đặt bảng tên hay sử dụng phòng họp theo nhu cầu.

Thuê văn phòng ảo có xuất được hóa đơn không?

Có, đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo vẫn sẽ xuất hóa đơn VAT khi doanh nghiệp thanh toán phí thuê (thuế VAT 10%).

Thủ tục đăng ký kinh doanh với văn phòng ảo cần những gì?

Cần chuẩn bị đơn đăng ký kinh doanh, giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp, hợp đồng thuê văn phòng ảo, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện và dự thảo điều lệ công ty.

Có thể sử dụng địa chỉ của văn phòng để làm trụ sở công ty hợp pháp hay không?

Có, địa chỉ của văn phòng ảo có thể được sử dụng làm trụ sở công ty hợp pháp nếu đáp ứng yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Bài viết đã giải đáp chi tiết câu hỏi văn phòng ảo có hợp pháp không. Chúng tôi mong rằng qua bài viết này quý đọc giả đã hiểu hơn về bản chất của văn phòng ảo. Hãy tiếp tục theo dõi Arental Vietnam để cập nhật thông tin và sản phẩm sớm nhất nhé!