Hot Desking Là Gì? Tiện Ích, Ưu Và Nhược Điểm Của Chỗ Ngồi Linh Hoạt

Hot desking là gì mà lại được freelancers và startup quan tâm lựa chọn thay vì thuê riêng một không gian văn phòng cố định? Với ưu thế về mặt chi phí, tính linh hoạt của mình, liệu chỗ ngồi linh hoạt có phải sự lựa chọn tối ưu khi so sánh với dedicated desk hay không? Cùng Arental Vietnam tìm hiểu chi tiết về mô hình này và khám phá ngay 6 yếu tố quan trọng khi chọn lựa!

Hot Desking Là Gì?

Hot desking hay còn gọi là flexible desk (chỗ ngồi linh hoạt), là một loại hình của Coworking space, cho phép người dùng không cố định vị trí làm việc mà có thể tự do chọn bất kỳ bàn làm việc nào còn trống tại không gian chung. Chi phí thuê sẽ được tính theo thời gian thực tế sử dụng (theo ngày hoặc theo giờ).

Hot desking giúp người sử dụng có thể trải nghiệm nhiều không gian làm việc khác nhau, mang lại nguồn cảm hứng mới mẻ cho công việc. Đồng thời, khi làm việc chung cùng các nhân sự, công ty từ đa dạng lĩnh vực hoạt động cũng tạo cơ hội cho mọi người mở rộng mạng lưới kết nối của mình.

Hiện nay, mô hình hot desking ngày càng phổ biến bởi xu hướng làm việc từ xa (remote working) và sự thay đổi văn hóa làm việc hiện đại như: hybrid working, work from home. Những yếu tố này thúc đẩy nhu cầu sử dụng văn phòng linh hoạt, đặc biệt tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP.HCM (tiêu biểu như văn phòng chia sẻ quận 2).

Một số thương hiệu nổi tiếng áp dụng hot desking thành công có thể kể đến như WeWork, UpGen, Toong,... đều ghi nhận mức độ sử dụng dịch vụ này tăng trưởng tích cực sau đại dịch.

Tiện Ích Của Hot Desking Cung Cấp

Hot desking không chỉ cung cấp không gian làm việc linh hoạt mà còn đi kèm với nhiều tiện ích hỗ trợ công việc hiệu quả. Dưới đây là 8 tiện ích nổi bật mà mô hình này mang lại.

• Bàn ghế làm việc và tủ lưu trữ: cung cấp các bàn làm việc hiện đại, thoải mái cùng tủ lưu trữ để bảo quản tài liệu, đồ dùng cá nhân.      

• Ổ cắm và wifi tốc độ cao: mỗi hot desking đều được trang bị ổ cắm điện, giúp sạc laptop, điện thoại thuận tiện. Không gian được phủ sóng wifi tốc độ cao, đảm bảo kết nối liên tục với các công cụ làm việc trực tuyến, hội họp.

• In ấn: các dịch vụ văn phòng như máy in, scan và photocopy đều có sẵn giúp công việc thuận tiện, tiết kiệm thời gian không phải di chuyển ra bên ngoài.

• Phòng họp thuê theo giờ nếu cần: khi có nhu cầu họp nhóm hoặc gặp gỡ khách hàng, khách thuê có thể sử dụng phòng họp riêng biệt, hiện đại, đặt trước linh hoạt theo giờ.

• Pantry văn phòng: nhiều đơn vị cung cấp khu vực pantry chung với đồ uống, cà phê, snack nhẹ, là nơi lý tưởng để thư giãn, trò chuyện, tạo sự kết nối giữa các thành viên trong không gian.

• Lễ tân: đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp hỗ trợ tiếp đón khách, nhận và gửi thư từ, giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng tốt ngay từ cái nhìn đầu tiên.

• Dịch vụ vệ sinh: không gian làm việc luôn được giữ sạch sẽ với dịch vụ dọn dẹp định kỳ giúp nâng cao chất lượng môi trường làm việc.

• Khu vực gửi xe: hầu hết các địa điểm hot desking đều bố trí bãi đậu xe riêng biệt cho khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn cho tài sản cá nhân. 

 Danh sách tiện ích này có thể thay đổi tùy theo đơn vị cung cấp dịch vụ hot desking. Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo bảng giá thuê văn phòng chia sẻ HCM tại Arental Vietnam.

Các tiện ích của chỗ ngồi chia sẻ linh hoạt không chỉ đáp ứng nhu cầu công việc mà còn tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu quả và thoải mái. Tuy nhiên, nó cũng có những ưu và nhược điểm riêng. Hãy cùng Arental Vietnam tìm hiểu phần tiếp theo nhé!

Ưu Điểm Của Loại Hình Hot Desking

Hot desking (chỗ ngồi linh hoạt) mang đến 5 ưu điểm nổi bật giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, gia tăng sự linh hoạt và tạo môi trường làm việc hiệu quả.

Tiết Kiệm Chi Phí

Đối với các doanh nghiệp, nhóm dự án hoặc startup có nhu cầu sử dụng không gian làm việc không thường xuyên, hot desking là lựa chọn tối ưu chi phí. Khách hàng không cần đầu tư vào các khoản chi phí cố định như thuê văn phòng riêng, mua sắm bàn ghế, trang thiết bị văn phòng (máy in, máy scan, tủ hồ sơ...).

Ví dụ: Nhóm freelancer 4 người làm dự án marketing ngắn hạn, chỉ cần làm việc trực tiếp vài ngày/tháng. Thay vì thuê văn phòng riêng tốn 7-10 triệu/tháng, họ chọn hot desking với chi phí khoảng 250.000 VND/người/ngày. Cách này giúp nhóm tiết kiệm chi phí, chỉ trả khi cần dùng.

Tính Linh Hoạt Cao

Với hot desking, khách hàng có thể linh hoạt chọn vị trí làm việc khác nhau mỗi ngày, không gò bó cố định như văn phòng truyền thống. Doanh nghiệp cũng dễ dàng tăng hoặc giảm số lượng chỗ ngồi theo nhu cầu thực tế mà không phải ký hợp đồng dài hạn, tránh rủi ro thừa thiếu không gian.

Ví dụ thực tế:

Một công ty khởi nghiệp giai đoạn thử nghiệm sản phẩm chỉ cần 3 chỗ ngồi. Khi mở rộng dự án, họ có thể nhanh chóng tăng lên 5-6 chỗ mà không mất thời gian điều chỉnh hợp đồng hay setup lại không gian.

Quý doanh nghiệp nên xem ngày tốt chuyển chỗ ngồi làm việc để tìm kiếm khởi đầu thuận lợi.

Giao Lưu Và Hợp Tác

Môi trường hot desking tạo ra cơ hội giao lưu, học hỏi và mở rộng quan hệ giữa các nhân viên từ các công ty khác nhau. Nhờ đó, thúc đẩy khả năng sáng tạo, phát huy nhiều ý tưởng mới mẻ, cũng như có thể kết nối hợp tác dự án.

Ví dụ:

Chị Lan - freelancer marketing khi làm việc tại không gian hot desking đã quen một nhóm lập trình viên, từ đó hai bên hợp tác phát triển dự án app thương mại điện tử, mở ra hướng đi mới cho công việc của chị.

Tăng Năng Suất Làm Việc

Nhiều freelancers làm việc tại nhà thường gặp tình trạng phân tâm, thiếu động lực, ảnh hưởng đến năng suất. Khi chuyển sang môi trường hot desking chuyên nghiệp, năng động, họ dễ dàng lấy lại sự tập trung, duy trì kỷ luật và làm việc hiệu quả hơn.

Tiện Ích Đa Dạng

Hot desking đi kèm nhiều tiện ích hỗ trợ như wifi tốc độ cao, máy in, phòng họp, pantry, lễ tân, dịch vụ dọn dẹp… Những tiện ích này giúp công việc diễn ra trơn tru, đồng thời tạo nên không gian làm việc tiện nghi, chuyên nghiệp, giúp người dùng thoải mái và tập trung hơn.

Hạn Chế Của Hot Desking

Hot desking mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng có một số hạn chế cần lưu ý. Dưới đây là 4 vấn đề phổ biến cùng giải pháp từ kinh nghiệm của Arental Vietnam giúp bạn khắc phục hiệu quả:

Hạn chế về riêng tư

Do làm việc trong không gian mở, hot desking có thể khiến nhân viên thiếu không gian riêng tư, khó tập trung hoặc gặp khó khăn khi xử lý công việc cần bảo mật.

-> Giải pháp: Sử dụng vách ngăn di động, tai nghe chống ồn hoặc thuê phòng họp riêng khi cần không gian yên tĩnh và riêng tư. Bên cạnh các giải pháp thực tế, một số người còn tìm hiểu về cách hóa giải chỗ ngồi làm việc xấu để tạo sự yên tâm và tối ưu năng lượng cá nhân.

Khó quản lý tài liệu và đồ dùng cá nhân

Việc di chuyển liên tục khiến bạn khó lưu trữ tài liệu hoặc đồ dùng cá nhân một cách tiện lợi.

-> Giải pháp: Nếu phải xử lý nhiều tài liệu trong thời gian ngắn, hãy cân nhắc chọn chỗ ngồi cố định (dedicated desk) thay vì hot desking để thuận tiện hơn.

Mất tập trung do tiếng ồn và sự di chuyển

Môi trường làm việc chung có thể gây ra tiếng ồn và sự xáo trộn, ảnh hưởng đến khả năng tập trung.

-> Giải pháp: Trước khi thuê hot desking, bạn nên khảo sát kỹ không gian coworking về diện tích, số lượng khách và cách bố trí nội thất để chọn nơi yên tĩnh, phù hợp.

Tính khả dụng của chỗ ngồi

Vào những thời điểm đông khách, có thể không còn bàn trống, gây bất tiện cho người sử dụng.

-> Giải pháp: Đặt chỗ trước từ 2-3 ngày, hoặc tìm thêm các coworking space HCM giá rẻ để có thêm sự lựa chọn dự phòng.

Đối Tượng Phù Hợp Với Hot Desking

Hiểu rõ hot desking là gì và ai phù hợp với loại hình này sẽ giúp cá nhân và tổ chức chọn được không gian làm việc hiệu quả. Theo kinh nghiệm của Arental Vietnam, hot desking đặc biệt phù hợp với 4 nhóm khách hàng sau:

Freelancers/Người làm việc từ xa

Những cá nhân làm việc tự do hoặc remote thường muốn thay đổi không gian làm việc và chỉ sử dụng khi cần. Hot desking giúp họ có chỗ ngồi chuyên nghiệp với chi phí hợp lý, không ràng buộc hợp đồng dài hạn. 

Ví dụ như nhà văn, designer thường dùng mô hình này để đổi không gian làm việc, giúp kích thích sáng tạo.

Nếu bạn thường xuyên làm việc khu vực phía Nam Sài Gòn, dịch vụ văn phòng chia sẻ Quận 7 có thể là một lựa chọn địa điểm thuận tiện cho bạn.

Sinh viên đại học, cao học

Nhóm sinh viên cần không gian yên tĩnh để học tập, nghiên cứu và làm bài tập. Hot desking đáp ứng nhu cầu này bằng việc cung cấp môi trường làm việc linh hoạt, giúp họ tránh bị xao nhãng khi học ở nhà hay quán cà phê.

Nhân viên thường đi công tác làm việc ở nhiều nơi

Những nhân viên di chuyển nhiều nơi vẫn cần chỗ làm việc tạm thời để xử lý công việc giấy tờ và tập trung khi cần thiết. Hot desking cung cấp chỗ ngồi linh hoạt tại nhiều địa điểm, giúp họ duy trì hiệu suất làm việc mà không phải tìm không gian công cộng như quán cà phê. 

Ví dụ, nhân viên thẩm định có thể thuê chỗ theo giờ để thuận tiện xử lý hồ sơ ngay tại địa điểm công tác

Nhóm dự án ngắn hạn

Các nhóm làm việc theo dự án có thời hạn ngắn thường cần không gian đầy đủ tiện ích như bàn ghế, internet và phòng họp để thuận tiện trao đổi và phối hợp công việc.

Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc giá rẻ giúp họ dễ dàng thuê không gian chuyên nghiệp mà không cần ký hợp đồng dài hạn, tiết kiệm chi phí và tập trung tối đa trong suốt thời gian dự án.

6 Yếu Tố Cần Cân Nhắc Khi Lựa Chọn Hot Desking

Khi lựa chọn chỗ ngồi linh hoạt, có 6 yếu tố quan trọng bạn cần cân nhắc để đảm bảo phù hợp với nhu cầu và tối ưu hóa hiệu quả làm việc:

• Vị trí: hãy ưu tiên những địa điểm cho thuê hot desking gần trung tâm thành phố, thuận tiện cho việc di chuyển (ví dụ như văn phòng chia sẻ Quận 1) và có các tiện ích xung quanh như quán ăn, cà phê, ngân hàng, giúp tiết kiệm thời gian, tạo thuận tiện cho các cuộc gặp gỡ đối tác và khách hàng.

• Chi phí: hãy xác định rõ ngân sách dự kiến và so sánh kỹ các gói dịch vụ giữa các đơn vị cung cấp. Đừng quên kiểm tra các khoản chi phí ẩn như phí tiện ích bổ sung, phí giữ xe, phí dịch vụ,... để tránh phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

• Môi trường làm việc: ưu tiên những không gian có thiết kế hiện đại, ánh sáng tự nhiên, khu vực yên tĩnh, đồng thời có cộng đồng làm việc tích cực để tạo cảm hứng và nâng cao hiệu suất. Bên cạnh đó, việc lựa chọn chỗ ngồi làm việc phong thủy cũng là điều nhiều người quan tâm để tối ưu năng lượng và sự tập trung.

• Tiện ích và dịch vụ: đảm bảo hot desking cung cấp đầy đủ các tiện ích cần thiết như bàn ghế làm việc, tủ lưu trữ, ổ cắm điện và wifi tốc độ cao, máy in, máy scan, máy photocopy, lễ tân hỗ trợ, dịch vụ dọn dẹp, khu vực gửi xe,...

• Chính sách và quy định: trước khi quyết định, nên tìm hiểu kỹ các chính sách sử dụng như giờ hoạt động, quy định sử dụng tiện ích, các điều khoản về hủy, hoàn tiền hoặc đổi lịch để tránh những rắc rối phát sinh khi kế hoạch thay đổi.

• Xem đánh giá và phản hồi: trước khi đăng ký sử dụng bạn nên tham khảo ý kiến từ những người đã trải nghiệm dịch vụ để có cái nhìn thực tế hơn. Một số cách hiệu quả để thu thập đánh giá: Google Reviews, Facebook, khảo sát thực tế,...

Việc cân nhắc kỹ lưỡng những yếu tố trên sẽ giúp bạn lựa chọn được không gian hot desking phù hợp nhất.

5 Lưu Ý Khi Sử Dụng Hot Desking

Để tận dụng tối đa lợi ích của chỗ ngồi linh hoạt và đảm bảo trải nghiệm làm việc hiệu quả, bạn nên lưu ý 5 điểm sau:

• Tôn trọng không gian chung: hãy giữ gìn vệ sinh và sắp xếp gọn gàng hot desking sau khi sử dụng. Điều này giúp duy trì môi trường sạch sẽ và tạo sự thoải mái cho những người sử dụng tiếp theo.

• Bảo vệ tài sản cá nhân: vì là không gian mở nên bạn cần chủ động bảo quản tài sản cá nhân như laptop, điện thoại, ví tiền,... Nếu nơi làm việc có cung cấp tủ khóa hoặc các giải pháp bảo mật, đừng ngần ngại sử dụng để yên tâm làm việc mà không lo thất lạc.

• Tuân thủ quy định của coworking space: mỗi hot desking đều có các quy định riêng về giờ hoạt động, chính sách đặt chỗ và sử dụng tiện ích. Việc tuân thủ những quy định này giúp duy trì trật tự và đảm bảo quyền lợi cho tất cả mọi người.

• Giao tiếp và ứng xử: trong môi trường làm việc chung, việc giao tiếp lịch sự và tôn trọng người khác là rất quan trọng. Hạn chế tiếng ồn, hãy sử dụng tai nghe khi nghe nhạc hoặc tham gia cuộc gọi và tôn trọng không gian riêng tư của người khác.

• Chuẩn bị các vật dụng cá nhân cần thiết: mang theo các vật dụng cá nhân như dây sạc, tai nghe, hoặc các thiết bị hỗ trợ công việc khác, vì không phải lúc nào không gian làm việc cũng cung cấp đầy đủ hoặc tương thích với thiết bị của bạn.

Việc tuân thủ 5 lưu ý trên không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn góp phần xây dựng một cộng đồng coworking chuyên nghiệp, năng động và thân thiện.

So Sánh Sự Khác Nhau Giữa Hot Desking Và Dedicated Desk

Vậy Hot desking này có gì khác biệt với dedicated desk? Cùng Arental Vietnam làm rõ điều này qua 6 tiêu chí quan trọng qua bảng bên dưới để quý khách hàng có thể tối ưu sự lựa chọn của mình hơn.

Việc lựa chọn giữa chỗ ngồi linh hoạt và chỗ ngồi cố định phụ thuộc vào nhu cầu và phong cách làm việc của cá nhân hoặc doanh nghiệp.

• Hot desking sẽ tương đối phù hợp với các khách hàng cá nhân hơn là khách hàng doanh nghiệp. Cụ thể là những người làm việc tự do, muốn linh hoạt vị trí làm việc theo sở thích, các sinh viên cần không gian ôn tập mùa thi.

• Dedicated desk phù hợp với nhóm khách hàng doanh nghiệp, hoặc các cá nhân có nhu cầu sử dụng coworking space hằng ngày. Việc thuê chỗ ngồi làm việc cố định theo tháng/năm sẽ giúp họ tiết kiệm chi phí hơn việc thuê linh hoạt như hot desking.

KẾT LUẬN

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có thêm góc nhìn toàn diện về hot desking là gì, từ đó dễ dàng đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu làm việc của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một không gian làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi, đi kèm dịch vụ đầy đủ và hỗ trợ tận tâm, Arental Vietnam luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn. Liên hệ ngay hotline 0987260333 để được tư vấn và trải nghiệm thực tế nhé!